L'essentiel en 30 secondes
- L’AG fixe, à la majorité des 2/3, le montant au-delà duquel une mise en concurrence est obligatoire.
- Le syndic présente alors une pluralité de devis établis sur la base d’un cahier des charges préalable.
- Chaque année, il soumet un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières.
- Un contrat-cadre sans objet, durée, prix ni plafond précis est un chèque en blanc : refusez-le.
Le principe : décider sur offres comparées
L’AG fixe à la majorité des deux tiers le montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire, sauf actes conservatoires et d’administration provisoire. Le syndic doit alors présenter plusieurs devis fondés sur un cahier des charges préalablement établi.
Code civil, art. 3.88, § 1er (majorité des 2/3 pour le seuil de mise en concurrence) et art. 3.89, § 5 (pluralité de devis sur cahier des charges ; rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières).
Fixer des seuils intelligents
Exemple de résolution : « L’assemblée générale fixe à 2 500 € TVAC le montant à partir duquel le syndic présente au moins trois devis comparables, et à 15 000 € TVAC le montant à partir duquel un cahier des charges technique est établi par un professionnel. » Adaptez les montants à la taille de l’immeuble et à son budget.
Le cahier des charges : la base de la comparaison
Sans cahier des charges, on compare des offres qui ne décrivent pas la même chose. Il précise :
- l’objet et les quantités ;
- les exigences techniques (normes, matériaux, performances) ;
- les délais et contraintes d’exécution (accès, horaires, occupants) ;
- les garanties, assurances et conditions de paiement ;
- les critères de choix (prix, qualité, délai, références).
Le syndic présente ensuite un tableau comparatif à l’AG.
Le rapport annuel d’évaluation des contrats
Chaque année, le syndic soumet à l’AG ordinaire un rapport sur les contrats de fournitures régulières : assurances, énergie, ascenseur, nettoyage, entretien des espaces verts, contrôle incendie… Pour chacun : objet, prestataire, montant annuel, date de début, durée et préavis, qualité du service, et recommandation (maintien, renégociation, remise en concurrence). Un contrat ne devrait pas rester plus de deux ans sans réévaluation.
Les contrats-cadres : une fausse bonne idée sans garde-fous
Certains syndics proposent d’adhérer à des contrats-cadres négociés pour l’ensemble de leurs copropriétés (énergie, ascenseurs, extincteurs). Le volume peut produire des économies, mais :
- l’AG ne décide plus du contrat, de son prix ni de ses clauses : c’est un blanc-seing ;
- l’intérêt global du portefeuille du syndic peut primer sur celui de votre immeuble ;
- le risque de conflit d’intérêts et de rétrocommissions est réel ;
- la sortie du contrat peut être difficile.
L’objet précis, le prestataire, le prix, la durée et le préavis, les niveaux de service, la preuve d’une négociation avec plusieurs fournisseurs, une déclaration d’absence de commission — et un vote par contrat, chiffré, avec possibilité de comparer avec une offre propre à l’immeuble.
Les achats groupés vertueux
La bonne pratique s’inspire des centrales d’achat publiques : le syndic négocie des conditions auprès de plusieurs fournisseurs, puis présente l’offre chiffrée à chaque AG, qui reste libre d’accepter, avec une condition suspensive d’adhésion. Transparence et économies d’échelle se conjuguent alors.
Questions fréquentes
Combien de devis faut-il ?
La loi parle de « pluralité ». La pratique et de nombreuses décisions retiennent trois offres comparables comme référence.
Le syndic peut-il choisir lui-même l'entreprise ?
Pas pour des travaux relevant de l’AG. Le choix du prestataire, sur base de devis comparés, appartient à l’AG ; une délégation au conseil doit être votée à 2/3 et précisément délimitée.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.