L'essentiel en 30 secondes
- Obligation légale du syndic : soumettre à l’AG ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (art. 3.89, § 5, 12° du Code civil).
- Objectif voulu par le législateur : permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats, sur la base d’une évaluation.
- Contrats visés : tous les contrats récurrents (énergie, assurances, ascenseur, nettoyage, chauffage, contrôles, espaces verts, télécom, relevé de compteurs, maintenance des portes et des équipements incendie).
- Un bon rapport donne pour chaque contrat : prestataire, objet, coût annuel, évolution, échéance et préavis, qualité du service, recommandation.
- Le rapport doit être joint à la convocation ou consultable avant l’AG, et suivi d’un point de vote quand une remise en concurrence est proposée.
Ce que dit la loi
Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d’ordre intérieur, le syndic est chargé « de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières ».
Cette obligation a été introduite par la réforme du 2 juin 2010, qui visait à moderniser le fonctionnement des copropriétés et à accroître la transparence de leur gestion. Elle a été reprise telle quelle dans le nouveau Code civil.
Pourquoi ce rapport ? L’intention du législateur
« Le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures habituelles. L’objectif consiste à permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures, sur base d’un rapport d’évaluation. »
Le syndic veillera dès lors à recueillir et à transmettre toutes les informations nécessaires pour permettre à l’assemblée générale au cours de laquelle le rapport d’évaluation sera présenté de se prononcer sur le changement éventuel des fournisseurs.
Autrement dit, le rapport n’est pas une formalité : c’est l’outil qui permet à l’AG de décider en connaissance de cause de maintenir, renégocier ou remettre en concurrence chaque contrat.
Quels contrats sont concernés ?
Tous les contrats récurrents conclus au nom de l’association des copropriétaires, notamment :
| Domaine | Exemples |
|---|---|
| Énergie | électricité et gaz des communs, mazout, chauffage urbain |
| Assurances | incendie et périls connexes de l’immeuble, RC de l’ACP, protection juridique |
| Équipements | entretien et contrôle de l’ascenseur, chaudière, ventilation, porte de garage, parlophonie |
| Sécurité | contrôle des extincteurs, de la détection incendie, de l’éclairage de secours, des dévidoirs |
| Services | nettoyage des communs, espaces verts, déneigement, conciergerie, gestion des déchets |
| Relevés et répartitions | relevé des compteurs de chauffage et d’eau, calorimètres |
| Divers | télécom, contrôles réglementaires (électricité, gaz, citernes), dératisation |
Ce que doit contenir un bon rapport
Pour chaque contrat :
- Prestataire et objet du contrat ;
- Date de début, durée, échéance et délai de préavis ;
- Coût annuel et évolution sur deux ou trois ans (en euros et en %) ;
- Mode d’indexation et éventuelles clauses de révision ;
- Qualité du service : interventions, délais de réaction, pannes, réclamations des occupants ;
- Conformité : contrôles réalisés, rapports d’organismes agréés, remarques non levées ;
- Comparaison avec le marché (offres reçues, prix de référence, achats groupés) ;
- Recommandation motivée : maintien, renégociation ou remise en concurrence, avec le calendrier.
Demandez au syndic un tableau de bord des échéances mis à jour chaque année. Un préavis manqué reconduit souvent un contrat pour un an au même prix, parfois plus cher. Avec le calendrier en main, la remise en concurrence se prépare sereinement, six mois avant l’échéance.
Du rapport à la décision
- Joindre le rapport à la convocation de l’AG ordinaire, ou l’indiquer parmi les documents consultables (voir Les documents à joindre à la convocation).
- Inscrire un point de vote pour chaque remise en concurrence proposée.
- Pour les montants au-dessus du seuil de mise en concurrence fixé par l’AG, exiger un cahier des charges et une pluralité de devis (art. 3.89, § 5, 11°).
- Pour tout contrat avec le syndic, ses proches ou une entreprise liée, exiger l’autorisation préalable de l’AG (art. 3.89, § 5, 13°).
- Charger le syndic d’exécuter la décision et d’en faire rapport à l’AG suivante.
Bien utilisé, ce rapport est l’un des leviers les plus efficaces pour réduire les charges sans rien sacrifier à l’entretien ni à la sécurité (voir Réduire les charges de copropriété).
ASSOCIATION DES COPROPRIÉTAIRES DE LA RÉSIDENCE [nom], [adresse], BCE [n°] RAPPORT D'ÉVALUATION DES CONTRATS DE FOURNITURES RÉGULIÈRES Exercice du [date] au [date] (article 3.89, § 5, 12° du Code civil) Présenté par [nom du syndic] à l'assemblée générale ordinaire du [date] 1. SYNTHÈSE Nombre de contrats en cours : [x]. Coût annuel total : [montant] € ([+/- x %] par rapport à l'exercice précédent), soit [x %] des charges courantes. Contrats arrivant à échéance dans les 12 mois : [liste]. Recommandations : maintien de [x] contrats, renégociation de [x], remise en concurrence de [x]. 2. TABLEAU DES CONTRATS Pour chaque contrat : - Domaine / objet : [ex. entretien et contrôle de l'ascenseur] - Prestataire : [nom, BCE] - Date de début / durée / échéance : [date] / [durée] / [date] - Préavis : [x mois], à notifier avant le [date] - Coût annuel N-2 / N-1 / N : [montants] (évolution : [x %]) - Indexation : [formule ou indice] - Qualité du service : [nombre d'interventions, pannes, délai moyen d'intervention, réclamations] - Conformité : [contrôles réalisés, organisme, remarques levées ou non] - Comparaison marché : [offres reçues, prix de référence] - Recommandation : [maintien / renégociation / remise en concurrence], motif : [...] 3. CALENDRIER DES ÉCHÉANCES ET PRÉAVIS [Tableau chronologique des 24 prochains mois] 4. PROPOSITIONS SOUMISES AU VOTE Point [x] : remise en concurrence du contrat [objet] sur la base d'un cahier des charges, avec au moins [trois] offres, à présenter à [l'AG suivante / au conseil de copropriété par délégation]. Point [x] : [autre proposition]. 5. ANNEXES Copie des contrats en cours, rapports d'intervention et de contrôle, offres comparatives reçues. Fait à [lieu], le [date]. [Signature du syndic]
Questions fréquentes
Le syndic peut-il se contenter d'une liste des fournisseurs ?
Non. La loi parle d’un rapport d’évaluation : il faut une appréciation du coût, de la qualité et de l’opportunité de maintenir chaque contrat. Une simple liste ne permet pas à l’AG de décider.
Le contrat du syndic lui-même est-il concerné ?
Le contrat de syndic obéit à ses propres règles (contrat écrit, mandat de trois ans maximum, renouvellement exprès). Rien n’empêche toutefois l’AG de demander une évaluation comparable de son coût réel, forfait et prestations complémentaires compris.
Que faire si le rapport n'est jamais présenté ?
Demandez par écrit l’inscription du point à l’ordre du jour de la prochaine AG ordinaire. Le conseil de copropriété, chargé de veiller à la bonne exécution des missions du syndic, peut le réclamer. L’absence répétée de rapport est un manquement objectif qui peut peser lors du renouvellement du mandat.
À quelle fréquence remettre un contrat en concurrence ?
La loi ne fixe pas de durée. En pratique, une comparaison tous les deux à trois ans, et à chaque hausse anormale de prix, est une bonne discipline. Le calendrier des préavis est essentiel : une échéance manquée prolonge souvent le contrat d’un an.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.