L'essentiel en 30 secondes
- Le contrat est écrit et comprend la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires avec leur prix.
- Une prestation non mentionnée ne peut être rémunérée sans décision de l’AG.
- Les tâches imposées par la loi relèvent en principe du forfait (décision de la Chambre exécutive de l’IPI, 2020).
- Toute commission perçue d’un fournisseur doit être exclue : c’est un conflit d’intérêts et une faute déontologique, voire pénale.
Un contrat écrit, obligatoire
Les relations entre le syndic — professionnel ou non — et l’association des copropriétaires, ainsi que sa rémunération, figurent dans un contrat écrit. Il doit notamment contenir :
- la date de début et de fin du mandat (trois ans maximum, renouvelable par décision expresse de l’AG) ;
- la liste des prestations sous forfait ;
- la liste des prestations complémentaires et leur rémunération ;
- les conditions de résiliation ;
- les obligations de fin de mandat.
Code civil, art. 3.89, § 1er : « Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l’assemblée générale. » Le seul fait de ne pas renouveler le mandat ne peut donner lieu à aucune indemnité.
Ce que couvre normalement le forfait
Tout ce qui relève des missions légales et de la gestion ordinaire : convocation et tenue de l’AG ordinaire, PV, comptabilité et décomptes, budgets, rapport d’évaluation des contrats, gestion des fournisseurs, représentation de l’ACP, accès aux documents, conservation des archives.
En 2020, la Chambre exécutive de l’IPI a jugé qu’un syndic ne pouvait pas facturer en supplément la rédaction du règlement d’ordre intérieur et la mise en conformité RGPD, parce qu’il s’agit d’obligations légales. Le même raisonnement vaut pour d’autres obligations imposées au syndic par la loi.
Les prestations complémentaires légitimes
Ce sont des prestations imprévisibles ou exceptionnelles, listées au contrat avec un tarif clair :
- AG extraordinaires (au-delà d’un nombre inclus) ;
- gestion de sinistres importants ;
- suivi de chantiers d’envergure (souvent en pourcentage du montant, à plafonner) ;
- procédures judiciaires (préparation, présence aux audiences) ;
- prestations liées à l’insolvabilité d’un copropriétaire.
Les abus fréquents à repérer
- Forfait « tout compris » vidé par une longue liste de suppléments.
- Tarif horaire appliqué à des tâches légales.
- AG prévues en journée, avec supplément pour les AG en soirée.
- Nombre de visites sous-dimensionné, sans rapport.
- Frais privatifs (rappels, mutation) mêlés aux charges communes ou excessifs.
- Frais d’« archives » ou de « gestion administrative » non définis.
- Honoraires sur travaux en pourcentage sans plafond.
Les commissions occultes : tolérance zéro
Un syndic ne peut percevoir aucune commission d’un fournisseur, entrepreneur ou expert à l’insu des copropriétaires. Cette pratique, qui permet d’afficher des honoraires artificiellement bas, a donné lieu à des poursuites pénales (corruption privée) et à des radiations par l’IPI.
Exigez dans le contrat :
- une déclaration d’absence de commission et de lien avec les fournisseurs ;
- l’autorisation préalable de l’AG pour tout contrat avec une entreprise liée au syndic ;
- la mise en concurrence au-delà du seuil fixé par l’AG.
Check-list avant de signer
- ☐ Durée ≤ 3 ans, dates précises
- ☐ Liste du forfait conforme à vos besoins (AG, visites, réunions du conseil)
- ☐ Suppléments limités, tarifés, plafonnés
- ☐ Frais privatifs listés séparément et raisonnables
- ☐ Indexation définie
- ☐ Clause de transmission du dossier et format numérique des archives
- ☐ Absence de commissions, déclaration de conflits d’intérêts
- ☐ Agrément IPI, assurance RC
Pour aller plus loin : Choisir et comparer un syndic.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il facturer la consultation des documents ?
L’accès des copropriétaires aux documents non privés est une mission légale. Facturer une simple consultation est contestable ; seules des prestations exceptionnelles prévues au contrat (copies volumineuses, recherches d’archives anciennes) peuvent l’être, à un tarif raisonnable.
Les frais de mutation lors d'une vente sont-ils à charge de l'ACP ?
Non. Les frais de transmission des informations au notaire sont à charge du copropriétaire vendeur. Ils doivent figurer dans le contrat et rester proportionnés.
Comment sont répartis les honoraires entre copropriétaires ?
Comme une charge commune, selon la clé de répartition prévue par les statuts (en principe les quotes-parts), même si le syndic calcule son prix par lot.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.