L'essentiel en 30 secondes
- Le syndic prépare deux budgets : dépenses courantes (fonds de roulement) et frais extraordinaires prévisibles (fonds de réserve).
- Les budgets sont votés chaque année et joints à la convocation de l’AG — sinon la décision est annulable.
- Le syndic inscrit à l’AG la question des travaux extraordinaires à prévoir les années suivantes.
- Contrôlez : réalisé vs budget, évolution sur 3 ans, contrats, honoraires, travaux à venir.
Une obligation légale du syndic
Quels que soient ses pouvoirs statutaires, le syndic doit préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets sont soumis chaque année au vote de l’AG et joints à l’ordre du jour. Le cas échéant, le syndic inscrit à l’ordre du jour la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.
Code civil, art. 3.89, § 5 (missions du syndic relatives aux budgets). Jurisprudence : J.P. Bruxelles (4e canton), décision publiée en 2014 (budget non joint = décision irrégulière) ; J.P. Schaerbeek, 26 mai 2014 (appel de fonds exceptionnel non justifié par un budget).
Le budget de fonctionnement (fonds de roulement)
Il couvre les dépenses périodiques : énergie et éclairage des communs, chauffage collectif, nettoyage, entretien des ascenseurs et des installations, assurances, honoraires du syndic, petites réparations, frais bancaires et administratifs. Il fixe le montant des provisions trimestrielles ou mensuelles.
Méthode : partir du réalisé des trois derniers exercices, ajuster selon les contrats en cours (indexation, nouveaux contrats), ajouter une petite marge pour imprévus.
Le budget des frais extraordinaires (fonds de réserve)
Il repose sur un plan pluriannuel des travaux : toiture, façades, menuiseries, ascenseur, chaufferie, mises en conformité incendie et électrique, rénovation énergétique. Ce plan suppose un diagnostic technique de l’immeuble par une personne compétente. Il permet de fixer une contribution annuelle au fonds de réserve réaliste — au-delà du minimum légal de 5 % si nécessaire (voir Fonds de roulement et fonds de réserve).
Cinq points de vigilance avant de voter
- Le réalisé de l’exercice écoulé : chaque poste correspond-il à des factures ? Les écarts sont-ils expliqués ?
- L’évolution sur trois ans : une hausse brutale sur un poste signale un problème (fuite, contrat renouvelé tacitement, sinistres).
- La qualité perçue : le nettoyage, l’entretien, la réactivité valent-ils leur prix ?
- Les honoraires du syndic et les suppléments facturés.
- Les travaux à venir : sont-ils anticipés, ou découvrira-t-on l’urgence l’an prochain ?
Une réunion préparatoire entre le syndic et le conseil de copropriété, quelques semaines avant l’AG, permet de passer les factures en revue et d’arriver avec un budget déjà challengé.
Modèle de présentation lisible
| Poste | Réalisé N-2 | Réalisé N-1 | Budget N | Proposé N+1 | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Nettoyage | Contrat à remettre en concurrence | ||||
| Électricité communs | Passage LED prévu | ||||
| Ascenseur | Contrat jusqu’au … | ||||
| Assurance incendie | Reconsultation du courtier | ||||
| Honoraires syndic | Indexation contractuelle | ||||
| Divers / imprévus | 3 % du total |
Demandez au syndic de présenter le budget sous cette forme : il se lit en deux minutes et facilite des décisions éclairées.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le budget n'est pas approuvé ?
Le syndic ne peut pas imposer un nouveau budget non voté. En pratique, les provisions continuent sur la base du dernier budget approuvé, et un budget corrigé est soumis à une AG ultérieure.
Peut-on voter le budget poste par poste ?
Oui. Rien n’empêche de discuter et d’amender chaque poste, puis de voter le budget ainsi modifié.
Un appel de fonds exceptionnel sans budget est-il valable ?
Des juges de paix ont annulé des appels de fonds exceptionnels et des augmentations de charges qui n’étaient pas précédés d’un budget prévisionnel les justifiant.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.