L'essentiel en 30 secondes
- Le syndic consigne les décisions avec les majorités obtenues et les noms des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus.
- Le PV est signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires.
- Il est transmis à tous les copropriétaires dans les 30 jours de l’AG.
- Le délai de 4 mois pour contester court depuis la date de l’AG, pas depuis la réception du PV.
Pourquoi le PV est décisif
Le procès-verbal (PV) prouve ce qui a été décidé. Il sert au syndic pour exécuter les décisions, au notaire lors d’une vente (les PV des trois dernières années sont transmis à l’acheteur), au commissaire aux comptes pour vérifier que les dépenses ont été autorisées, et au juge en cas de litige.
Contenu obligatoire et utile
Le syndic consigne les décisions prises par l’AG avec l’indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (art. 3.87). À la fin de la séance, après lecture, le PV est signé par le président, le secrétaire et les copropriétaires présents ou leurs mandataires.
Un PV de qualité mentionne en outre :
- la date, l’heure, le lieu et le type d’AG (ordinaire, extraordinaire, seconde convocation) ;
- la liste de présence, les procurations et le calcul du quorum ;
- la composition du bureau (président copropriétaire, secrétaire, scrutateurs) ;
- pour chaque point : l’intitulé exact, le texte de la résolution, la majorité requise, les voix pour, contre et abstentions (en quotes-parts) ;
- les arrivées et départs en cours de séance ;
- les déclarations et réserves demandées par les copropriétaires ;
- en annexe : budgets, comptes, devis retenus, contrats approuvés.
Les défauts fréquents
- Décisions « à l’unanimité » alors que certains ont voté contre ou étaient partis.
- Absence de chiffres de vote, rendant les majorités invérifiables.
- Point voté qui n’était pas à l’ordre du jour.
- PV rédigé après coup par le syndic seul et jamais signé en séance.
- Annexes manquantes (le budget « tel qu’annexé »… qui ne l’est pas).
Les juges de paix sanctionnent les PV qui omettent l’opposition d’un copropriétaire ou présentent un vote comme unanime alors qu’il ne l’était pas : la décision peut être jugée irrégulière, voire frauduleuse.
Que faire face à un PV erroné ?
- Écrivez au syndic dès réception, en listant précisément les erreurs, et demandez une rectification à soumettre à la prochaine AG.
- Conservez vos preuves : notes de séance, bulletins, échanges d’e-mails, témoignages d’autres copropriétaires.
- Si l’erreur affecte la validité d’une décision, agissez dans les quatre mois de l’AG (conciliation, puis juge de paix) : voir Contester une décision d’AG.
À [syndic], syndic de l'ACP [nom] Par envoi recommandé (copie au président de l'AG et au conseil de copropriété) Objet : AG du [date] – demande de rectification du procès-verbal Madame, Monsieur, J'ai bien reçu le procès-verbal de l'assemblée générale du [date]. Il ne reflète pas fidèlement les débats sur les points suivants : – Point [n°] : le PV mentionne « [extrait] » alors que [j'ai voté contre / j'avais quitté la séance à [heure] / la majorité obtenue était de …]. – Point [n°] : ma réserve suivante n'a pas été actée : « … ». Je vous prie de rectifier le procès-verbal et de communiquer cette rectification à tous les copropriétaires, et d'inscrire ce point à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Je réserve tous mes droits, notamment ceux prévus à l'article 3.92 du Code civil. [Date, nom, lot, signature]
Le bon réflexe : un PV rédigé en séance
La méthode la plus sûre est d’établir le PV pendant l’AG, à l’écran, point par point, puis de le relire et de le signer avant de quitter la salle. Le président de l’AG — un copropriétaire — en est le garant. C’est plus long de dix minutes et économise des mois de discussions.
Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu le PV après 30 jours. Que faire ?
Réclamez-le immédiatement par écrit au syndic. N’attendez pas : le délai de recours de quatre mois court depuis l’AG elle-même.
Le PV indique « approuvé à la majorité requise » sans chiffres. Est-ce valable ?
C’est insuffisant. Le juge doit pouvoir vérifier que la majorité a été atteinte. Des décisions ont été annulées parce que le PV ne permettait pas ce contrôle.
Puis-je exiger qu'une remarque soit actée ?
Oui pour votre vote contre, votre abstention et vos réserves motivées sur un point. Demandez-le en séance et vérifiez le PV avant de le signer.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.