L'essentiel en 30 secondes
- Le syndic tient une comptabilité claire, précise et détaillée selon le plan comptable minimum normalisé (AR du 12 juillet 2012).
- Moins de 20 lots (hors caves, garages, parkings) : comptabilité simplifiée autorisée, avec un contenu minimum légal.
- Chaque dépense doit reposer sur une base : décision d’AG, contrat approuvé, urgence ou acte conservatoire.
- Votez séparément les comptes, les décomptes individuels et la décharge.
- Contestation : AG, commissaire, conciliation, puis juge de paix dans les 4 mois de l’AG d’approbation.
Les obligations comptables du syndic
Le syndic tient les comptes de l’ACP de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé fixé par l’arrêté royal du 12 juillet 2012. Les copropriétés de moins de vingt lots, à l’exclusion des caves, garages et parkings, peuvent tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum :
- les recettes et les dépenses ;
- la situation de trésorerie ;
- les mouvements des disponibilités en espèces et en compte ;
- le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
- les créances et les dettes des copropriétaires.
Les fonds sont placés sur des comptes au nom de l’ACP, distincts pour le fonds de roulement et le fonds de réserve.
Les documents à recevoir chaque année
- Compte annuel (bilan et compte de charges et produits) à la date de clôture.
- Détail des dépenses par rubrique, avec justificatifs consultables.
- Décompte individuel de chaque copropriétaire : pour chaque rubrique, dépense totale, quotités de la clé utilisée, quotités du lot, montant imputé.
- Mouvements du fonds de réserve : solde initial, apports, prélèvements justifiés, solde final.
- Relevés de consommations privatives (chauffage, eau) le cas échéant.
- Rapport du commissaire aux comptes.
Trois votes distincts
- Approbation des comptes : les chiffres sont-ils exacts et justifiés ?
- Approbation des décomptes individuels : la répartition entre copropriétaires est-elle correcte ?
- Décharge du syndic : la gestion est-elle approuvée ? (voir La décharge)
Vérifier les comptes : la méthode en 6 points
- Les soldes d’ouverture correspondent-ils aux soldes de clôture de l’exercice précédent ?
- Chaque dépense importante est-elle couverte par une décision d’AG, un contrat approuvé ou une urgence documentée ?
- Les devis retenus correspondent-ils aux factures payées ?
- Les dépenses sont-elles imputées au bon fonds (roulement / réserve) et selon la bonne clé ?
- Les arriérés des copropriétaires sont-ils suivis et poursuivis ?
- Le réalisé est-il cohérent avec le budget ? Les écarts sont-ils expliqués ?
Une dépense engagée sans décision de l’AG, en dehors des actes conservatoires et d’administration provisoire, n’est pas opposable aux copropriétaires de plein droit. Elle peut être refusée à l’approbation des comptes ou faire l’objet d’une ratification motivée par l’AG.
Contester les comptes
- Questions écrites au syndic avant l’AG, avec demande de consultation des pièces.
- Saisine du commissaire aux comptes et du conseil.
- Vote contre l’approbation des comptes et la décharge, motivé et acté au PV.
- Conciliation devant le juge de paix.
- Action en annulation de la décision d’approbation dans les 4 mois de l’AG, et/ou demande de communication forcée des pièces.
Les bonnes pratiques
- accès en ligne à la comptabilité et aux pièces, avec un portail sécurisé ;
- décomptes trimestriels lisibles et décompte annuel joint à la convocation ;
- budget vs réalisé systématique ;
- contrôle du commissaire sur place ou sur base d’un accès complet.
Questions fréquentes
Que contient au minimum une comptabilité simplifiée ?
Les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie, les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, et les créances et dettes des copropriétaires.
Je découvre une erreur dans un décompte approuvé il y a un an. Puis-je encore agir ?
Si le décompte a été approuvé en AG et que le délai de quatre mois est écoulé, la décision est en principe définitive. Une erreur matérielle peut néanmoins être signalée au syndic et corrigée à une AG suivante, de commun accord.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.