L'essentiel en 30 secondes
- Le syndic doit permettre à chaque copropriétaire d’accéder à tous les documents ou informations à caractère non privé de la copropriété, notamment via un site internet.
- Le droit s’exerce de bonne foi ; le syndic fixe des modalités raisonnables (dates, délai suffisant).
- La simple consultation relève des missions légales : la facturer est contestable.
- En cas de refus : mise en demeure, conciliation, plainte IPI, puis juge de paix.
Un droit légal, une mission du syndic
Quels que soient les pouvoirs que lui confère le règlement, le syndic est chargé de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies par le règlement ou l’AG, et notamment par un site internet.
Code civil, art. 3.89, § 5. Justice de paix de Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012 : tout syndic, professionnel ou non, doit permettre à chaque copropriétaire d’accéder à tous les documents non privés ; le copropriétaire agit de bonne foi, et le syndic fixe raisonnablement les jours de consultation en laissant le temps nécessaire au contrôle.
Ce que vous pouvez consulter
- statuts, ROI, PV et registre des décisions ;
- contrats (syndic, fournisseurs, assurances) et rapports d’évaluation ;
- factures, devis, cahiers des charges, bons de commande ;
- extraits des comptes de l’ACP, grand livre, balances ;
- décomptes, budgets, plan pluriannuel ;
- rapports techniques, contrôles réglementaires, dossiers de sinistres ;
- dossiers de procédures judiciaires de l’ACP.
Comment le demander efficacement
Formulez une demande écrite, précise (période, nature des pièces) et proportionnée. Proposez plusieurs créneaux et acceptez une consultation numérique. Avant une AG, faites-la tôt : les documents doivent être disponibles entre la convocation et la réunion.
À [syndic], syndic de l'ACP [nom] Par e-mail et par envoi recommandé Objet : demande de consultation de documents (art. 3.89, § 5, C. civ.) Madame, Monsieur, En ma qualité de copropriétaire du lot [n°], je souhaite consulter les documents suivants : – les factures et pièces justificatives de l'exercice [année], en particulier [postes] ; – les extraits des comptes de l'ACP (fonds de roulement et fonds de réserve) du [date] au [date] ; – les contrats [nettoyage / ascenseur / assurance] en vigueur ; – [autres documents]. Je vous remercie de me les transmettre au format numérique ou de me proposer, dans les huit jours, deux dates de consultation dans vos bureaux. S'agissant d'une mission légale du syndic, je vous saurais gré de me confirmer qu'aucun frais ne sera imputé pour cette consultation. [Date, nom, lot, signature]
En cas de refus ou d’obstruction
- Relance écrite rappelant la base légale.
- Saisine du conseil et du commissaire aux comptes, qui ont aussi accès aux pièces.
- Point à l’ordre du jour : mise en place d’un portail en ligne, conditions de consultation.
- Conciliation devant le juge de paix.
- Plainte à l’IPI (syndic professionnel).
- Action devant le juge de paix pour obtenir la communication, au besoin sous astreinte.
Un portail en ligne (documents, comptes, contrats, PV) réduit les demandes au syndic, renforce la confiance et accélère les AG. Proposez-le comme exigence lors du choix ou du renouvellement du syndic.
Questions fréquentes
Quels documents restent privés ?
Les données personnelles sans lien avec la gestion collective (coordonnées privées, situation personnelle d’un copropriétaire). Le RGPD n’empêche pas de communiquer aux copropriétaires les informations nécessaires à la gestion, comme les arriérés globaux ou les comptes des fournisseurs.
Puis-je obtenir des copies ?
Oui, de préférence en format numérique. Des copies papier volumineuses peuvent donner lieu à un coût raisonnable si le contrat le prévoit.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.