L'essentiel en 30 secondes
- L’AG désigne chaque année un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires, copropriétaires ou non (art. 3.91 C. civ.).
- Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d’ordre intérieur : définissez-les précisément.
- Il vérifie la régularité des comptes et leur concordance avec les décisions de l’AG.
- Son rapport écrit est joint à la convocation de l’AG qui approuve les comptes.
- Incompatible avec les fonctions de syndic et de membre du conseil.
Une obligation dans toutes les copropriétés
Contrairement au conseil (obligatoire à partir de 20 lots), le commissaire aux comptes doit être désigné dans toutes les copropriétés, chaque année, par l’AG à la majorité absolue. Ce peut être un copropriétaire ou un tiers, et l’AG peut nommer plusieurs commissaires formant un collège.
Code civil, art. 3.91 : « L’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l’association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d’ordre intérieur. »
Définir la mission : une proposition de clause
La loi laisse le contenu de la mission au ROI. Faute de définition, elle risque de se réduire à une formalité. Nous proposons d’inscrire dans le ROI que le commissaire vérifie notamment :
- l’application du plan comptable minimum normalisé (AR du 12 juillet 2012) ;
- l’ouverture des comptes en conformité avec le bilan de l’exercice précédent ;
- la conformité des dépenses aux décisions de l’AG et leur paiement dans les délais ;
- la correspondance des comptes avec les pièces : factures, journaux, extraits des comptes ouverts au nom de l’ACP ;
- l’affectation correcte au fonds de roulement et au fonds de réserve, et la répartition des charges selon les statuts ;
- la diligence du syndic envers les copropriétaires débiteurs ;
- la comparaison budget / réalisé, avec explication des écarts ;
- la réception de tous les documents demandés.
Le rapport du commissaire
Le rapport est écrit, daté et signé, et joint à la convocation. Il précise :
- la méthode de contrôle (sondages, contrôle exhaustif, vérification sur place) ;
- les documents obtenus — ou refusés ;
- les anomalies constatées et les corrections demandées ;
- une conclusion claire : les comptes donnent-ils une image fidèle de la situation de l’ACP ?
- des recommandations pour l’exercice suivant.
Le commissaire assiste à l’AG pour présenter son rapport et répondre aux questions.
Le profil adapté à chaque immeuble
| Taille de la copropriété | Profil conseillé |
|---|---|
| Petite (moins de 10 lots) | Copropriétaire rigoureux, à l’aise avec la comptabilité |
| Moyenne (10 à 50 lots) | Copropriétaire formé, ou collège de deux personnes |
| Grande (plus de 50 lots) | Professionnel (expert-comptable, réviseur), éventuellement avec un copropriétaire |
Responsabilité, démission et assurance
Le commissaire est un mandataire : s’il ne remarque pas une anomalie qu’il aurait dû déceler, sa responsabilité peut être engagée, de manière plus clémente s’il est bénévole. Il peut renoncer à son mandat, mais sans nuire à la copropriété (par exemple pas à la veille de l’AG des comptes). Vérifiez la couverture assurance RC des organes de contrôle et demandez la décharge sur base de votre rapport.
Planifiez le contrôle six à huit semaines avant l’AG, accordez-vous avec le syndic sur la liste des pièces, et partagez un pré-rapport avec le conseil. Un commissaire efficace, c’est une AG des comptes qui dure dix minutes au lieu d’une heure.
Modèle de rapport du commissaire aux comptes
ACP [NOM] — Rapport du commissaire aux comptes sur l'exercice du [date] au [date] 1. Mission Désigné(e) par l'assemblée générale du [date], j'ai contrôlé les comptes de l'exercice selon les compétences fixées par le règlement d'ordre intérieur [et le contrat du …]. 2. Pièces examinées - grand livre, balance et comptes annuels établis par le syndic ; - extraits bancaires de tous les comptes de l'association (fonds de roulement, fonds de réserve, placements) ; - factures et notes de crédit [toutes / par sondage sur …% des dépenses et toutes celles de plus de … €] ; - contrats de fournitures régulières et contrat de syndic ; - PV des AG ayant décidé des dépenses non courantes ; - état des créances et dettes des copropriétaires. Contrôle effectué [au bureau du syndic / en ligne] les [dates]. Pièces non obtenues : [liste ou « néant »]. 3. Constats 3.1 Concordance : le solde des comptes bancaires au [date] (… €) [concorde / ne concorde pas] avec la comptabilité (… €). 3.2 Séparation des fonds : fonds de roulement et fonds de réserve [sont / ne sont pas] tenus sur des comptes distincts au nom de l'ACP. 3.3 Dépenses : [toutes les dépenses contrôlées sont justifiées par une pièce et, pour les dépenses non courantes, par une décision d'AG] / [anomalies : …]. 3.4 Honoraires du syndic : [conformes au contrat] / [suppléments non prévus : … €]. 3.5 Fonds de réserve : contribution de l'exercice … €, soit …% des charges communes ordinaires de l'exercice précédent (minimum légal : 5 %, sauf dispense à 4/5). 3.6 Arriérés : total … € ; procédures de recouvrement : [état]. 3.7 Répartition : clés de répartition appliquées conformes aux statuts [oui / non : …]. 4. Recommandations [ex. : joindre les extraits bancaires de clôture aux comptes ; mise en concurrence du contrat d'ascenseur ; régularisation de l'imputation au fonds de réserve de la dépense de … €]. 5. Conclusion Sur la base des contrôles effectués, [je recommande l'approbation des comptes / je recommande l'approbation des comptes sous réserve de … / je ne suis pas en mesure de recommander l'approbation des comptes pour les raisons exposées au point 3]. La décharge au syndic fait l'objet d'un vote distinct de l'approbation des comptes. Fait à [lieu], le [date] — [nom, signature du commissaire aux comptes]
Questions fréquentes
Faut-il un diplôme pour être commissaire aux comptes ?
Non. Mais la fonction n’a de sens qu’avec des connaissances en comptabilité et en droit de la copropriété. Dans une grande copropriété, un professionnel (expert-comptable, réviseur) est recommandé.
Le commissaire a-t-il accès à plus de documents que les copropriétaires ?
Tout copropriétaire peut consulter les documents comptables non privés. Le ROI ou l’AG peut utilement donner au commissaire un accès direct et complet (extraits bancaires, grand livre, logiciel en lecture).
Que faire si personne ne se porte candidat ?
Il n’y a pas de sanction directe, mais l’absence de contrôle fragilise l’approbation des comptes. L’AG peut confier la mission à un professionnel rémunéré, ce qui est souvent un excellent investissement.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.