L'essentiel en 30 secondes
- La loi impose deux choses : joindre les budgets prévisionnels à la convocation de l’AG qui les vote (art. 3.89, § 5, 16°) et indiquer les modalités de consultation des documents relatifs à chaque point (art. 3.87, § 3).
- Le syndic doit aussi soumettre à l’AG ordinaire le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (art. 3.89, § 5, 12°) et, s’il existe, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires son rapport annuel circonstancié (art. 3.90, § 4).
- Le règlement d’ordre intérieur peut imposer d’autres annexes, par exemple les comptes annuels : ne pas les joindre peut alors entraîner l’annulation de l’approbation des comptes et de la décharge.
- Les juges de paix ont annulé des décisions budgétaires prises sans budget joint, et des appels de fonds votés sans budget justificatif.
- Bonne pratique : joindre tout ce qui sera voté (comptes, décomptes, devis comparés, texte des résolutions, projet de ROI) et l’écrire clairement dans la convocation.
Ce que la loi impose
Trois textes du Code civil encadrent les documents de l’AG :
| Document | Obligation | Base légale |
|---|---|---|
| Budgets prévisionnels (dépenses courantes et frais extraordinaires prévisibles) | Joints à l’ordre du jour de l’AG qui les vote | Art. 3.89, § 5, 16° |
| Modalités de consultation des documents relatifs aux points de l’ordre du jour | Indiquées dans la convocation | Art. 3.87, § 3 |
| Rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières | Soumis à l’AG ordinaire | Art. 3.89, § 5, 12° |
| Rapport du conseil de copropriété (s’il existe) | Adressé aux copropriétaires lors de l’AG ordinaire : rapport annuel circonstancié | Art. 3.90, § 4 |
| Pluralité de devis sur cahier des charges, lorsque la mise en concurrence est obligatoire | Présentée par le syndic | Art. 3.89, § 5, 11° et art. 3.88, § 1er |
| Accès à tous les documents non privés de la copropriété | Permis par le syndic, selon les modalités du ROI ou de l’AG | Art. 3.89, § 5, 9° |
« La convocation indique le lieu, le jour et l’heure auxquels aura lieu l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion. […] La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour. […] Sauf dans les cas d’urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l’assemblée. »
Le syndic est chargé « de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires ; ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. »
Ce qu’en disent les auteurs
La doctrine belge de référence va au-delà du strict texte légal : l’idée est que chaque copropriétaire doit pouvoir se forger une opinion avant de voter.
« Il y a deux types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par les statuts, et ceux dont l’efficacité commande qu’ils soient communiqués aux copropriétaires en même temps que l’ordre du jour. […] Ainsi les comptes doivent parfois, selon le vœu du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur, être joints à la convocation. Le non-respect de cette exigence pourrait entraîner l’annulation de la décision d’approuver ces comptes et des décisions annexes (quitus du syndic, des vérificateurs, etc.) […]. À côté des documents exigés, il peut être fort utile de joindre aux convocations les documents à propos desquels des délibérations doivent avoir lieu. Nous songeons évidemment aux comptes que les copropriétaires seront appelés à approuver, même lorsque le règlement d’ordre intérieur n’exige pas qu’ils soient joints, mais aussi, sans que cette liste soit exhaustive : le texte d’un nouveau règlement d’ordre intérieur, une nouvelle disposition des statuts, un projet de modification d’une disposition existante, le devis d’une entreprise à laquelle il est projeté de faire appel, etc. »
« L’exigence légale de préciser dans la convocation les modalités de consultation ne présente toutefois d’intérêt que si les documents ne sont pas joints à la convocation elle-même. La jonction des documents à la convocation peut être privilégiée par le syndic pour éviter d’être confronté à de multiples demandes de consultation des documents à son bureau. Il veillera dans ce cas à préciser de manière explicite que tous les documents liés à la convocation y sont joints. L’absence de mention dans l’ordre du jour des modalités de consultation pourrait constituer une cause d’irrégularité des décisions de l’assemblée, à moins que les pièces ne soient annexées à la convocation ou n’aient déjà été précédemment communiquées aux copropriétaires. »
Dans le même ouvrage, l’auteure propose un modèle de convocation d’AG ordinaire accompagné de ses annexes : c’est devenu la pratique des syndics soigneux.
« Conformément aux règles de droit commun du mandat, le syndic doit, aux termes de son mandat, rendre compte de sa gestion afin que les copropriétaires puissent lui donner décharge, décision par laquelle l’assemblée approuve la gestion passée et libère le syndic de toute responsabilité. » (avec renvoi à J.P. Ostende, 9 mars 2000, T. App. 2002/3, p. 25 et Civ. Bruxelles, 21 février 2011, R.C.D.I. 2012/1, p. 870)
D’où l’utilité d’un rapport écrit de gestion joint à la convocation : on ne donne pas décharge à l’aveugle.
Ce qu’en disent les juges
Le budget prévisionnel contient un planning chiffré de l’avenir de la copropriété pour un an, qui se traduit par la contribution de chaque copropriétaire : il doit nécessairement être joint à la convocation, afin que les copropriétaires puissent l’examiner avant le vote et formuler leurs observations. À défaut, la décision doit être déclarée irrégulière.
« Sont irrégulières les décisions qui ne font pas l’objet d’un vote formel constaté dans le procès-verbal et dont il est impossible de détecter si la majorité absolue a été obtenue, ainsi que celles portant sur un appel de fonds exceptionnel et une augmentation des charges, qui ne sont pas précédées de la communication d’un budget prévisionnel de nature à les justifier. »
« Tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps au copropriétaire pour réaliser le contrôle. »
La check-list complète des annexes
Pour une AG ordinaire, voici ce qu’une convocation bien faite contient ou rend consultable, point par point :
Obligatoire selon la loi
- ☐ l’ordre du jour détaillé, avec un projet de résolution par point ;
- ☐ les modalités de consultation des documents (lieu, jours, heures, plateforme en ligne), ou la mention claire que tous les documents sont joints ;
- ☐ le budget prévisionnel des dépenses courantes (fonds de roulement) ;
- ☐ le budget prévisionnel des frais extraordinaires prévisibles (fonds de réserve) et, le cas échéant, les travaux à prévoir pour les années à venir ;
- ☐ le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (voir le guide Rapport annuel d’évaluation des contrats) ;
- ☐ le rapport du conseil de copropriété, s’il existe ;
- ☐ pour les marchés soumis à mise en concurrence : le cahier des charges et la pluralité de devis.
Exigé par la plupart des ROI ou indispensable pour voter
- ☐ les comptes annuels : recettes et dépenses, situation de trésorerie, mouvements des disponibilités, montants du fonds de roulement et du fonds de réserve, créances et dettes des copropriétaires, bilan ;
- ☐ les décomptes individuels de chaque copropriétaire ;
- ☐ le détail des mouvements du fonds de réserve (solde initial, mouvements expliqués, solde final) ;
- ☐ les relevés de consommation privative (chauffage, eau) quand ils sont répartis ;
- ☐ le rapport du commissaire aux comptes ;
- ☐ le rapport écrit de gestion du syndic (travaux, sinistres, litiges, contrats) ;
- ☐ pour chaque projet de travaux : devis comparés, rapport technique ou avis d’expert ;
- ☐ le texte intégral de toute modification proposée des statuts ou du ROI ;
- ☐ l’état des procédures judiciaires en cours et les conventions d’honoraires d’avocat soumises à l’AG ;
- ☐ un formulaire de procuration et, si l’AG est hybride, les modalités de connexion.
Plus la convocation est complète, plus l’AG est courte et sereine. Les questions ont trouvé leur réponse avant la séance et les votes se font sur des bases claires. C’est aussi la meilleure protection du syndic contre toute contestation ultérieure.
Si un document manque
- Demandez-le par écrit au syndic dès réception de la convocation (modèle ci-dessous), en mettant le conseil de copropriété en copie.
- Consultez-le selon les modalités annoncées et prenez des notes ou des copies.
- En séance, demandez le report du point concerné pour défaut d’information et faites acter votre intervention au procès-verbal.
- Si le point est maintenu, votez contre : un copropriétaire qui s’abstient ou vote pour ne peut plus contester la décision.
- Dans les quatre mois de l’AG, vous pouvez demander au juge de paix l’annulation de la décision irrégulière (voir Contester une décision d’AG).
[Nom, prénom] [Adresse] Copropriétaire du lot [n°], résidence [nom], [adresse de l'immeuble] À [nom du syndic], syndic de l'association des copropriétaires Copie : présidence du conseil de copropriété [Lieu], le [date] Objet : documents relatifs à l'assemblée générale du [date] Madame, Monsieur, J'ai bien reçu la convocation à l'assemblée générale du [date]. Afin de pouvoir voter en connaissance de cause, je vous saurais gré de me transmettre, au plus tard le [date, au moins 8 jours avant l'AG], les documents suivants, qui ne sont pas joints à la convocation : - [le budget prévisionnel du fonds de roulement et du fonds de réserve (art. 3.89, § 5, 16° du Code civil)] ; - [les comptes annuels de l'exercice et mon décompte individuel] ; - [le rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières (art. 3.89, § 5, 12°)] ; - [le cahier des charges et les devis relatifs au point … de l'ordre du jour] ; - [le rapport du commissaire aux comptes]. À défaut, je demanderai en séance le report des points concernés pour défaut d'information suffisante. Je vous remercie pour votre collaboration et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. [Signature]
Questions fréquentes
Le syndic peut-il se contenter d'écrire « documents consultables au bureau » ?
C’est légal pour les documents que la loi n’impose pas de joindre, à condition que les modalités soient réelles et raisonnables : jours, heures, délai suffisant avant l’AG, possibilité de copie. Pour le budget prévisionnel, la loi exige qu’il soit joint. Et si le ROI impose de joindre les comptes, une simple consultation au bureau ne suffit pas.
Que faire si un document essentiel manque ?
Demandez-le par écrit au syndic dès réception de la convocation. En séance, demandez que le point soit reporté faute d’information suffisante et faites acter votre demande au procès-verbal. Votez contre si le point est maintenu : seul un vote contre permet ensuite de contester la décision devant le juge.
Les comptes annuels doivent-ils toujours être joints ?
La loi ne le dit pas expressément ; c’est le ROI qui le prévoit souvent. Mais approuver des comptes que personne n’a pu examiner n’a pas de sens : les auteurs recommandent de les joindre dans tous les cas, avec les décomptes individuels.
Une plateforme en ligne suffit-elle ?
Oui, si l’AG ou le ROI l’a prévue comme mode de consultation, si chaque copropriétaire y a accès et si la convocation indique précisément où trouver chaque document.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.