L'essentiel en 30 secondes
- Le mandat dure 3 ans maximum et prend fin à l’échéance sans renouvellement exprès ; le non-renouvellement ne donne droit à aucune indemnité.
- L’AG peut révoquer le syndic à tout moment, à la majorité absolue (indemnité éventuelle selon le contrat).
- Le syndic sortant transmet l’intégralité du dossier dans les 30 jours à son successeur (ou au président de la dernière AG).
- Rien ne peut être retenu, même en cas de litige sur les honoraires.
Les quatre façons dont un mandat se termine
- L’échéance : le mandat ne peut excéder trois ans. Sans décision expresse de renouvellement, il prend fin. Le simple non-renouvellement ne donne lieu à aucune indemnité.
- La révocation par l’AG, à tout moment, à la majorité absolue, à condition que le point soit inscrit à l’ordre du jour. Une indemnité n’est due que si le contrat la prévoit et qu’elle n’est pas abusive.
- La démission du syndic, notifiée à l’ACP ; il doit alors veiller à ne pas laisser la copropriété sans gestion.
- La décision du juge, qui peut désigner un syndic provisoire.
Code civil, art. 3.89 : durée maximale de trois ans, révocation par l’AG, transmission du dossier dans les trente jours (art. 3.89, § 5). Code de déontologie de l’IPI (AR du 29 juin 2018) : inventaire détaillé des documents transmis entre syndics.
Anticiper la désignation du successeur
- Six mois avant l’échéance, le conseil de copropriété lance l’appel d’offres (voir Choisir et comparer un syndic).
- L’AG désigne le nouveau syndic avant la fin du mandat en cours, avec une date de prise de fonction précise.
- Le PV de désignation est communiqué à la banque, aux fournisseurs, aux assureurs et aux occupants.
La transmission du dossier : la liste complète
Le syndic sortant transmet, dans les trente jours de la fin du mandat, l’ensemble du dossier de gestion, y compris la comptabilité, les actifs, les sinistres, l’historique du compte sur lequel ils ont été réglés et les justificatifs de l’affectation de toute somme absente des comptes financiers.
Documents juridiques : acte de base, règlement de copropriété, ROI, PV et registre des décisions, convocations, listes de présence, procurations, contrats de syndic successifs.
Documents financiers : comptabilité complète et grand livre, extraits et accès bancaires (fonds de roulement et de réserve), comptes des copropriétaires et arriérés, factures et pièces, budgets, dossiers de recouvrement.
Documents techniques : plans, dossier d’intervention ultérieure (DIU), rapports de contrôle (ascenseurs, électricité, incendie, chauffage), contrats d’entretien, garanties, PEB, inventaire amiante, sinistres en cours.
Documents contractuels et contentieux : contrats fournisseurs et assurances, procédures judiciaires, correspondance avec les avocats.
Organisez la remise en présence des deux syndics et d’un membre du conseil, avec un inventaire signé. Privilégiez les supports numériques structurés, et conservez une copie des pièces essentielles.
À [ancien syndic] Par envoi recommandé (copie : nouveau syndic, conseil de copropriété) Objet : ACP [nom] – transmission du dossier de gestion (art. 3.89, § 5, C. civ.) Madame, Monsieur, Votre mandat de syndic a pris fin le [date]. Par décision de l'assemblée générale du [date], [nom du nouveau syndic] a été désigné(e). Conformément à la loi, nous vous prions de transmettre dans les trente jours de la fin de votre mandat l'ensemble du dossier de gestion de l'immeuble, notamment : la comptabilité complète et les pièces justificatives, l'accès aux comptes bancaires, les comptes individuels et arriérés, les procès-verbaux et le registre, les contrats en cours, les dossiers de sinistres et l'historique des règlements, les rapports techniques et les procédures en cours. Nous vous proposons d'établir un inventaire contradictoire lors d'une remise fixée le [date]. [Nom et qualité du signataire mandaté par l'AG, date, signature]
Après la transition
- Le nouveau syndic vérifie les soldes et les arriérés et dresse un état des lieux technique.
- La décharge de l’ancien syndic n’est votée qu’après examen des comptes de clôture.
- Les éventuelles anomalies font l’objet d’un rapport au conseil et à l’AG.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si aucun successeur n'est désigné à l'échéance ?
La copropriété se retrouve sans syndic. Le dossier est remis au président de la dernière AG, et tout copropriétaire peut demander au juge de paix de désigner un syndic. Anticipez la désignation à l’AG précédant l’échéance.
Le syndic sortant refuse de transmettre certains documents. Que faire ?
Mise en demeure par le nouveau syndic, plainte à l’IPI s’il s’agit d’un professionnel et, au besoin, action en justice pour obtenir la remise sous astreinte et réparation.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.