L'essentiel en 30 secondes
- Délai légal : 15 jours au moins avant l’AG, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement.
- Par recommandé, sauf accord écrit et individuel du copropriétaire pour un autre moyen (e-mail).
- Mentions obligatoires : lieu, date, heure, ordre du jour détaillé et modalités de consultation des documents.
- Les budgets prévisionnels doivent être joints à la convocation de l’AG qui les vote.
- Point ajouté par un copropriétaire : demande écrite 3 semaines avant le début de la quinzaine de l’AG.
Qui convoque, et quand ?
Le syndic convoque l’AG ordinaire pendant la période annuelle de quinze jours fixée par le règlement d’ordre intérieur (ROI). Il convoque aussi une AG extraordinaire chaque fois qu’une décision urgente s’impose dans l’intérêt de la copropriété.
Les copropriétaires disposent d’un véritable droit d’initiative : un ou plusieurs copropriétaires possédant ensemble au moins un cinquième des quotes-parts peuvent demander une AG par recommandé. Le syndic doit envoyer la convocation dans les 30 jours de la réception. S’il ne le fait pas, l’un des cosignataires peut convoquer lui-même l’assemblée, qui décide alors valablement.
À défaut de syndic, l’AG peut être convoquée par le conseil de copropriété, à défaut par le président de la dernière AG, à défaut par un ou plusieurs copropriétaires détenant 1/5 des quotes-parts, en vue de nommer un syndic.
Code civil, art. 3.87, §§ 2 à 4 (convocation, ordre du jour, droit d’initiative) et art. 3.89, § 5 (missions du syndic, dont la préparation des budgets joints à la convocation).
Les mentions obligatoires
La convocation indique :
- le lieu, le jour et l’heure de l’assemblée ;
- l’ordre du jour, avec le relevé des points soumis à discussion et au vote ;
- les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits ;
- le cas échéant, les modalités de participation à distance ;
- la mention qu’une procuration peut être donnée (un modèle est utilement joint).
Les convocations envoyées à la dernière adresse communiquée au syndic sont réputées régulières : signalez tout changement d’adresse par écrit. Les frais de convocation sont des charges communes.
Quels documents joindre ?
La loi impose de joindre les budgets prévisionnels (fonds de roulement et frais extraordinaires prévisibles) à la convocation de l’AG qui les vote. Les juges de paix ont annulé des décisions budgétaires prises sans que le budget ait été joint.
Pour le reste, la convocation doit au minimum dire où et quand consulter les pièces. En pratique, une AG ne peut délibérer « en connaissance de cause » que si chaque point est documenté. Nous recommandons de joindre ou de mettre en ligne :
- les comptes annuels et décomptes individuels de l’exercice ;
- le rapport du commissaire aux comptes ;
- le rapport annuel du conseil de copropriété (obligatoire s’il existe) ;
- le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières ;
- le budget prévisionnel du fonds de roulement et le plan pluriannuel du fonds de réserve ;
- pour chaque travail ou contrat : cahier des charges et devis comparés ;
- le texte des résolutions proposées au vote.
Plus les documents sont communiqués tôt et lisiblement (plateforme en ligne, PDF annexé), moins l’AG s’enlise en questions de séance. C’est aussi la meilleure protection du syndic contre une contestation.
Ajouter un point à l’ordre du jour
Tout copropriétaire et le conseil de copropriété peuvent faire inscrire des propositions. La demande écrite doit parvenir au syndic au moins trois semaines avant le premier jour de la période de quinzaine prévue au ROI.
Exemple : le ROI prévoit l’AG entre le 1er et le 15 octobre. Même si l’AG est fixée au 10 octobre, votre demande doit arriver au plus tard le 10 septembre. Une proposition reçue trop tard est inscrite à l’AG suivante.
[Vos nom, prénom, adresse] [Lot n° … – Résidence …] À [nom du syndic], syndic de l'ACP [nom de la résidence], BCE [n°] Par envoi recommandé Objet : demande d'inscription de points à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale Madame, Monsieur, En application de l'article 3.87, § 3, du Code civil, je vous prie d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire les points suivants, rédigés comme propositions de résolution, et de les reprendre tels quels dans la convocation : 1. [Intitulé] – Proposition de résolution : « L'assemblée générale décide de … » – Majorité requise : […] 2. [Intitulé] – Proposition de résolution : « … » Je vous remercie de joindre à la convocation les documents utiles à ces points [devis, rapport, photos…], que je vous transmets en annexe. Si cette demande devait vous parvenir trop tard pour la prochaine assemblée, je vous saurais gré de m'en informer et de l'inscrire à l'assemblée suivante. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. [Date et signature]
Faire convoquer une AG extraordinaire (1/5 des quotes-parts)
À [nom du syndic], syndic de l'ACP [nom], BCE [n°] Par envoi recommandé Objet : requête de convocation d'une assemblée générale (art. 3.87, § 2, C. civ.) Madame, Monsieur, Les copropriétaires soussignés, détenant ensemble [X/1000] quotes-parts dans les parties communes, soit au moins un cinquième, vous demandent de convoquer une assemblée générale avec l'ordre du jour suivant : 1. [Point 1 – proposition de résolution] 2. [Point 2 – proposition de résolution] Conformément à la loi, la convocation doit être adressée aux copropriétaires dans les trente jours de la réception de la présente. À défaut, l'un des soussignés convoquera lui-même l'assemblée générale. [Noms, lots, quotes-parts et signatures de chaque copropriétaire]
Les erreurs qui coûtent cher
- Délai trop court ou recommandé non envoyé à un copropriétaire : risque d’annulation de toute l’AG.
- Point voté sans figurer à l’ordre du jour.
- Budget non joint à la convocation de l’AG qui le vote.
- Documents introuvables malgré l’annonce de leur consultation.
- Ordre du jour vague (« travaux », « divers ») qui ne permet pas de savoir ce qui sera décidé.
- Absence d’affichage de la date de l’AG pour les occupants de l’immeuble.
Le juge apprécie aussi l’incidence de l’irrégularité sur le vote. Mais une convocation propre, complète et à temps, c’est l’assurance d’une AG sereine et de décisions solides.
Modèle de convocation complète
ASSOCIATION DES COPROPRIÉTAIRES DE LA RÉSIDENCE [NOM] [adresse de l'immeuble] — BCE [numéro] Envoi par [recommandé / courriel pour les copropriétaires qui l'ont accepté], le [date d'envoi : au moins 15 jours avant l'AG] Madame, Monsieur, En ma qualité de syndic, j'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra le [jour, date] à [heure], à [lieu précis, accessible] (ou : par visioconférence via [lien], conformément au règlement d'ordre intérieur). Consultation des documents : les documents relatifs aux points de l'ordre du jour sont joints à la présente [ou : sont consultables sur la plateforme [adresse] / au bureau du syndic, [adresse], du [date] au [date], de [heure] à [heure], sur simple demande au [téléphone/courriel]]. ORDRE DU JOUR 1. Vérification des présences, des procurations et du quorum. 2. Désignation du président et du secrétaire de séance (majorité absolue). 3. Rapport du syndic sur l'exercice écoulé (information). 4. Rapport du conseil de copropriété (information). 5. Rapport du commissaire aux comptes (information ; rapport joint). 6. Approbation des comptes de l'exercice [année] (majorité absolue ; comptes joints). 7. Décharge au syndic (majorité absolue ; vote distinct). 8. Décharge au commissaire aux comptes et au conseil (majorité absolue ; votes distincts). 9. Rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières (information ; rapport joint). 10. Budget prévisionnel des dépenses courantes [année] (majorité absolue ; budget joint). 11. Budget prévisionnel des frais extraordinaires et contribution au fonds de réserve (majorité absolue ; dispense éventuelle : 4/5). 12. Travaux : [description précise] — choix de l'offre parmi les devis joints et financement (2/3). 13. Sécurité : état des contrôles obligatoires et suites à donner (information / majorité absolue). 14. Points demandés par des copropriétaires : [intitulé exact, demandeur]. 15. Élection du commissaire aux comptes (majorité absolue). 16. Élection ou renouvellement des membres du conseil de copropriété (majorité absolue). 17. Mandat du syndic : [renouvellement / désignation] (majorité absolue). Pour chaque point soumis au vote, le texte de la proposition de résolution figure en annexe. Si vous ne pouvez être présent(e), vous pouvez vous faire représenter au moyen de la procuration jointe (un mandataire ne peut détenir plus de trois procurations, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix de la copropriété ; le syndic ne peut pas être mandataire). À défaut de quorum, une seconde assemblée sera convoquée au moins quinze jours plus tard ; elle délibérera quel que soit le nombre de présents. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [Nom du syndic, n° IPI, coordonnées] Annexes : procuration ; comptes et décomptes ; rapport du commissaire ; budgets ; devis ; rapport d'évaluation des contrats ; propositions de résolutions.
Questions fréquentes
Comment compter le délai de 15 jours ?
Par prudence, ne comptez ni le jour d’envoi ni le jour de l’AG, et tenez compte du délai de remise du recommandé. Un envoi le 1er du mois permet raisonnablement une AG le 17. Nous recommandons d’ailleurs 21 jours : la participation et la qualité des débats s’en ressentent.
Le syndic peut-il reformuler mon point à l'ordre du jour ?
Il ne devrait pas en dénaturer le sens. Rédigez votre point comme une proposition de résolution claire et demandez expressément qu’il soit repris tel quel.
Un point non inscrit à l'ordre du jour peut-il être voté ?
En principe non. Une décision prise sur un point absent de l’ordre du jour est irrégulière et peut être annulée. Une simple discussion « divers » ne permet pas de voter une décision.
Les convocations par e-mail sont-elles valables ?
Oui, uniquement pour les copropriétaires qui ont accepté individuellement, explicitement et par écrit ce mode de communication. Les autres doivent recevoir un recommandé.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.