Ce qu'il faut retenir
- Le syndic doit permettre à chaque copropriétaire d’accéder à tous les documents et informations non privés de la copropriété (art. 3.89 C. civ., ancien 577-8 §4, 11°).
- Chaque convocation doit indiquer comment consulter les documents des points à l’ordre du jour ; ils doivent être consultables entre l’envoi et l’AG, dans des conditions raisonnables.
- La consultation fait partie de la mission du syndic. Lui imposer une provision pour exercer ce droit, sans base dans le règlement ou une décision d’AG, est contestable.
- Les membres du conseil de copropriété et le commissaire aux comptes ont un accès plus large, nécessaire à leur mission de contrôle.
- En cas de refus persistant : mise en demeure, AG ou conseil, conciliation, puis citation devant le juge de paix, éventuellement sous astreinte.
Pressé ? Lisez d'abord le guide court : Accès aux documents, factures et comptes : votre droit d'information (3 min).
Un droit général, voulu par le législateur
Le syndic n’est pas le propriétaire de l’information : il la détient pour le compte de l’association, dont chaque copropriétaire est membre. C’est pourquoi la loi du 2 juin 2010, puis celle du 18 juin 2018, ont consacré un droit général d’accès aux documents de la copropriété.
Le Code civil charge le syndic, quels que soient les pouvoirs que lui confère le règlement, de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, selon les modalités fixées par le règlement d’ordre intérieur ou par l’AG (art. 3.89, ancien 577-8 §4, 11°).
Les travaux préparatoires sont clairs : il s’agissait de généraliser l’accès à l’information, au besoin par voie informatique, dans un souci de transparence. La doctrine en déduit que c’est au syndic de permettre cet accès, sans pouvoir le refuser au copropriétaire.
- Art. 3.89 C. civ. : accès à tous les documents non privés, selon les modalités du ROI ou de l’AG.
- Art. 3.87 C. civ. : la convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points de l’ordre du jour.
- Art. 3.93 C. civ. : les décisions de l’AG sont consignées dans un registre consultable sur place et sans frais par tout intéressé.
Quels documents ?
| Catégorie | Exemples | Accès du copropriétaire |
|---|---|---|
| Documents fondateurs | acte de base, règlement de copropriété, ROI, plans | Oui |
| Assemblées | convocations, PV, listes de présence, procurations, registre des décisions | Oui |
| Comptabilité | comptes annuels, bilan, grand livre, extraits bancaires, factures, notes de crédit | Oui |
| Contrats | contrat de syndic, contrats d’entretien, assurances, énergie, contrats-cadres | Oui |
| Travaux | devis, cahiers des charges, rapports techniques, réceptions, garanties | Oui |
| Sécurité | rapports de contrôle incendie, ascenseur, électricité, gaz | Oui |
| Contentieux | existence et état des procédures, décisions rendues | Oui, sous réserve de la stratégie confidentielle |
| Correspondance avocat-ACP dans un litige contre vous | notes de stratégie | Non |
| Données personnelles sans lien avec la copropriété | revenus, santé, situation familiale d’un voisin | Non |
Certains syndics refusent de communiquer l’état des arriérés au nom de la vie privée. L’ancienne Commission de la protection de la vie privée a pourtant estimé que chaque copropriétaire a le droit de connaître la situation financière des autres copropriétaires à l’égard de l’immeuble : une dette envers l’ACP affecte la trésorerie de tous. Le syndic doit d’ailleurs informer l’AG des actions en recouvrement.
Quand et comment consulter
Avant chaque assemblée générale
La convocation doit indiquer les modalités de consultation des documents relatifs aux points de l’ordre du jour. Le syndic peut soit joindre les documents, soit organiser leur consultation (bureau, plateforme en ligne). C’est une obligation de résultat : entre l’envoi de la convocation et l’AG, les documents doivent être effectivement consultables.
Un budget, un devis ou un projet de contrat que personne n’a pu voir avant de voter fragilise la décision : voir le dossier Annuler une décision d’AG.
En dehors des assemblées
Le droit d’accès ne se limite pas aux semaines qui précèdent l’AG. Un copropriétaire peut demander à consulter les comptes ou une facture à tout moment, dans des conditions normales : heures de bureau, délai raisonnable, durée suffisante.
Le juge de paix de Woluwe-Saint-Pierre l’a résumé en 2012 : le syndic doit fixer raisonnablement les jours de contrôle et laisser le temps de l’effectuer ; le copropriétaire, de son côté, agit de bonne foi.
Raisonnable : trois créneaux de deux heures proposés dans les dix jours ; accès à une plateforme en ligne avec factures scannées ; envoi par courriel des pièces demandées. Déraisonnable : une seule heure de consultation proposée juste avant l’AG pour l’ensemble des points ; un rendez-vous systématiquement repoussé ; une consultation conditionnée au paiement préalable d’une provision de 232 € pour « deux heures de prestations ».
Gratuit ou payant ?
La consultation des documents fait partie de la mission de base du syndic, rémunérée par ses honoraires forfaitaires. Le syndic ne peut pas présenter une demande d’accès comme une « demande privative » au seul motif qu’un seul copropriétaire la formule : l’exercice d’un droit légal n’est pas un service à la carte.
Deux nuances :
- des frais de copie raisonnables peuvent être réclamés ;
- le contrat de syndic approuvé par l’AG peut prévoir un tarif pour des prestations réellement exceptionnelles (recherches d’archives sur de nombreuses années, par exemple). Ce tarif doit être connu à l’avance, raisonnable, et ne peut pas servir à décourager l’exercice du droit.
Un syndic a un jour justifié une provision exigée d’un copropriétaire par la formule « en Belgique, tout ce qui n’est pas interdit est autorisé, et tout travail mérite salaire ». C’est inexact : le syndic est le mandataire de l’association ; il n’a que les pouvoirs que la loi, le règlement et l’AG lui donnent. Si rien ne prévoit une consultation payante, elle ne l’est pas.
Un accès renforcé pour ceux qui contrôlent
- Les membres du conseil de copropriété ont pour mission de veiller à la bonne exécution de ses tâches par le syndic. Ils peuvent prendre connaissance et copie, après en avoir avisé le syndic, de toutes les pièces et documents relatifs à la gestion de la copropriété (art. 3.90). La réserve des documents « privés » ne leur est guère opposable dans la limite de leur mission.
- Le commissaire aux comptes contrôle les comptes ; il doit pouvoir accéder à l’ensemble des pièces comptables, de préférence sur place ou en ligne, et pas seulement à un résumé préparé par le syndic.
Un copropriétaire qui se heurte à un refus a donc intérêt à passer par le conseil ou le commissaire, ou à se porter candidat.
Face à un refus : l’escalade, étape par étape
- Demande écrite précise : liste des documents, période, référence à l’article 3.89, proposition de trois créneaux. Gardez la preuve d’envoi.
- Relance après dix jours, en copie au président du conseil de copropriété.
- Point à l’ordre du jour de la prochaine AG : faire fixer par l’AG les modalités de consultation (délai de réponse, plateforme, frais de copie). Une fois votées, elles s’imposent au syndic.
- Plainte déontologique auprès de l’IPI si le syndic est professionnel : le code de déontologie lui impose de permettre l’exercice du droit d’accès aux pièces justificatives. Voir la page sur la déontologie.
- Conciliation gratuite devant le juge de paix.
- Citation devant le juge de paix : demander qu’il soit ordonné au syndic de proposer des dates et de donner accès à des documents précis, dans un délai fixé, sous astreinte.
Objet : Demande de consultation des documents de l'ACP [nom] (art. 3.89 du Code civil) Madame, Monsieur le Syndic, En ma qualité de copropriétaire du lot [n°], je souhaite consulter les documents suivants : - [comptes de l'exercice 20.. et grand livre] ; - [factures et extraits bancaires relatifs à : …] ; - [devis et contrats relatifs aux points … de l'ordre du jour de l'AG du …]. Je vous propose les créneaux suivants : [date/heure], [date/heure], [date/heure], ou toute autre date dans les dix jours. À défaut, je vous remercie de m'adresser ces pièces par voie électronique. Je vous rappelle que le Code civil vous charge de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents non privés relatifs à la copropriété, et qu'aucune disposition de notre règlement ni décision d'AG ne prévoit de frais pour cette consultation. Je vous remercie de me confirmer un rendez-vous dans les huit jours. [Nom, signature, coordonnées] Copie : président du conseil de copropriété
Cas pratique : la consultation impossible
Les faits. Un copropriétaire demande depuis plusieurs années à consulter les PV, les avis des commissaires aux comptes et certaines pièces comptables (paiements récurrents à un proche d’un ancien syndic, honoraires d’avocat payés sans décision d’AG, déclarations de sinistres). Il précise par écrit la liste des documents. Avant une AG, le syndic exige une provision de 232 € pour deux heures, qualifiant la demande de « privative ». Le copropriétaire paie une heure pour débloquer la situation : aucune date n’est proposée. Plus tard, le syndic propose une heure de consultation juste avant l’AG suivante.
Ce qui a été demandé au juge : ordonner au syndic de proposer trois dates avec des créneaux de deux heures minimum dans les quinze jours, de donner accès aux documents listés et de respecter le rendez-vous fixé, sous astreinte de 250 € par jour de retard.
Les leçons :
- Écrire, lister, dater : la demande précise désamorce l’argument « on ne sait pas ce que vous voulez ».
- Proposer des créneaux : cela démontre votre bonne foi, que le juge examine aussi.
- Ne pas payer pour un droit sans base claire ; si vous payez pour débloquer, faites-le sous réserve expresse.
- Faire fixer les modalités par l’AG : c’est la solution durable, valable pour tous les copropriétaires.
- Demander une astreinte ciblée : elle donne de la force au jugement sans transformer le litige en procès de la gestion entière.
Pour les syndics : la transparence comme argument commercial
Les syndics qui ont fait de la transparence leur marque ont moins de conflits, moins de procédures et des AG plus courtes. Concrètement :
- plateforme en ligne avec factures scannées, extraits bancaires, contrats, PV et rapports techniques ;
- documents de chaque point joints à la convocation ou en ligne dès l’envoi ;
- délai de réponse annoncé (par exemple cinq jours ouvrables) ;
- aucune commission des fournisseurs, et le dire ;
- un nombre raisonnable d’immeubles par gestionnaire.
La transparence coûte un peu d’organisation. L’opacité coûte des procédures, des changements de syndic et une réputation.
Questions fréquentes
Puis-je photographier les factures lors de la consultation ?
La loi ne l’interdit pas et c’est de plus en plus admis, notamment pour les pièces comptables. Le règlement d’ordre intérieur ou l’AG peut organiser les modalités (copies, scans, plateforme en ligne). Demandez-le simplement et faites-le acter.
Le syndic peut-il me faire payer les copies ?
Des frais de copie raisonnables, au coût réel ou au tarif prévu par le contrat de syndic approuvé, peuvent se justifier. Ce qui n’est pas admissible, c’est de rendre la consultation elle-même payante au point d’en empêcher l’exercice.
Puis-je voir qui ne paie pas ses charges ?
Oui en substance : la situation financière des copropriétaires à l’égard de l’association concerne tout le monde, et le syndic doit informer l’AG des procédures de recouvrement. Les données sans lien avec la copropriété (revenus, santé, situation familiale) restent privées.
Le syndic doit-il avoir un site ou une plateforme en ligne ?
Ce n’est plus une obligation légale depuis 2012, mais l’AG peut l’exiger dans le contrat de syndic. C’est aujourd’hui la manière la plus simple et la moins conflictuelle d’assurer la transparence.
Le locataire a-t-il un droit d'accès ?
Pas aux mêmes documents qu’un copropriétaire. Il peut toutefois demander à son bailleur les justificatifs des charges qui lui sont réclamées, et il doit être informé des décisions d’AG qui le concernent.
Références
- Code civil, Livre 3, art. 3.87 (convocation et modalités de consultation), 3.89 (missions du syndic, accès aux documents), 3.90 (conseil de copropriété), 3.91 (commissaire aux comptes), 3.93 (registre des décisions)
- J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App., 2013/3, p. 27 : le syndic doit fixer raisonnablement les jours de contrôle et laisser au copropriétaire le temps de l’effectuer ; les deux parties agissent de bonne foi
- I. Durant, « La copropriété forcée des immeubles ou groupes d’immeubles bâtis », in Droit des biens, Bruxelles, Larcier, 2017, p. 614 et 630
- Travaux préparatoires de la loi du 2 juin 2010 : Doc. parl., Sénat, 2009-2010, n° 4-1409/4, p. 30 ; Chambre, 2008-2009, n° 52-1334/006, p. 5
- Code de déontologie de l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) : l'administrateur de biens veille à ce que les ayants droit puissent exercer leur droit d'accès aux pièces justificatives, moyennant l'éventuelle rémunération convenue, sauf gratuité légale
- Syndicat national des propriétaires et copropriétaires (SNPC), « L'accès aux documents de la copropriété : quelles obligations pour le syndic ? »
- Arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un schéma minimal de comptabilité pour les associations de copropriétaires
Ce dossier présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière pédagogique. Les décisions de justice citées illustrent des tendances et ne préjugent pas de l'issue d'un litige précis. Pour votre situation, consultez un professionnel.