Qu'est-ce qu'une copropriété ? Statuts et documents obligatoires

Vivre en appartement, c'est cohabiter. Murs, toiture, cage d'escalier, ascenseur, chaudière collective : une grande partie de l'immeuble appartient à tous. Pour que cette cohabitation fonctionne, la loi organise la copropriété autour d'une association et de documents qui fixent les « règles du jeu ».

1. L'association des copropriétaires (ACP)

On parle d'association des copropriétaires (ACP) dès qu'un immeuble ou un groupe d'immeubles est réparti entre au moins deux copropriétaires différents, chacun propriétaire d'un lot privatif (appartement, cave, garage…) et d'une quote-part des parties communes.

L'ACP dispose de la personnalité juridique dès que l'indivision est née et que les statuts ont été transcrits. Elle a pour objet la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle agit par trois organes :

• l'assemblée générale, qui réunit tous les copropriétaires et prend les décisions ;
• le syndic, qui exécute les décisions et gère l'immeuble au quotidien ;
• le conseil de copropriété (obligatoire à partir de 20 lots, hors caves, garages et parkings) et le commissaire aux comptes, qui assistent et contrôlent le syndic.

Le cadre légal figure dans le Code civil, Livre 3, articles 3.78 à 3.100. Voir notre page La loi sur la copropriété.

2. Les statuts : l'acte de base et le règlement de copropriété

L'organisation de l'ACP est décrite dans ses statuts, établis par acte notarié et transcrits au bureau de la Sécurité juridique (anciennement conservation des hypothèques). Ils comprennent deux documents.

L'acte de base

C'est la « carte d'identité » de l'immeuble. Il contient :

• la description de l'immeuble et des lots privatifs ;
• la délimitation des parties communes et des parties privatives ;
• la quote-part de chaque lot dans les parties communes (exprimée en millièmes ou dix-millièmes), calculée en fonction de la valeur respective de chaque lot, et la justification de ce calcul dans un rapport motivé.

La quote-part détermine en principe le poids de chaque copropriétaire lors des votes en assemblée générale.

Le règlement de copropriété

Il précise les droits et obligations de chacun sur les parties privatives et communes. Il fixe notamment :

• les droits et obligations de chaque copropriétaire ;
• les critères de répartition des charges, en particulier pour l'entretien, la conservation et la réparation des parties communes. Les charges peuvent dépendre de l'utilité réelle d'un équipement : par exemple, le propriétaire d'un appartement au rez-de-chaussée peut être dispensé des frais d'entretien de l'ascenseur ;
• les règles relatives à la reconstruction ou à la remise en état de l'immeuble en cas de sinistre.

Modification : les statuts ne peuvent être modifiés que par une décision de l'assemblée générale prise aux majorités renforcées prévues par la loi, puis constatée par acte notarié.

3. Le règlement d'ordre intérieur (ROI)

Distinct des statuts, le règlement d'ordre intérieur est établi par acte sous seing privé (sans notaire). Il réunit les règles de fonctionnement de la copropriété et de la vie quotidienne dans l'immeuble :

• les modalités de convocation de l'assemblée générale, son fonctionnement et ses pouvoirs ;
• la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire ;
• le mode de nomination du syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de son renouvellement ;
• les règles de vie pratiques : animaux domestiques, horaires de bruit, usage des parties communes, décorations de fin d'année, nettoyage, poubelles, encombrants, stationnement…

Le ROI s'impose aux copropriétaires, mais aussi aux locataires et occupants de l'immeuble, dès lors qu'ils en ont été informés. Il est modifié par l'assemblée générale et doit être tenu à jour par le syndic.

4. Les autres documents obligatoires de la copropriété

Au-delà des statuts et du ROI, une copropriété bien gérée tient à jour un ensemble de documents que le syndic doit conserver et rendre accessibles :

• le registre des procès-verbaux de toutes les assemblées générales ;
• la comptabilité de l'ACP, avec un compte bancaire au nom de l'association ;
• le fonds de roulement (dépenses courantes) et le fonds de réserve (dépenses futures, obligatoire et alimenté chaque année, sauf décision contraire motivée de l'assemblée) ;
• le budget prévisionnel soumis chaque année à l'assemblée générale ;
• le contrat écrit du syndic, avec ses missions et ses honoraires ;
• le dossier d'intervention ultérieure (DIU) et les plans de l'immeuble ;
• les rapports de contrôle technique et de sécurité : électricité, ascenseur, chauffage et gaz, sécurité incendie (avis du service d'incendie, extincteurs, détection, éclairage de secours) ;
• les contrats en cours : assurance incendie de l'immeuble, entretien, nettoyage, énergie ;
• la liste des copropriétaires et de leurs coordonnées, tenue à jour par le syndic.

Chaque copropriétaire a le droit de consulter ces documents. De nombreux syndics les mettent à disposition sur un site internet ou une plateforme sécurisée.

5. Check-list : les documents à demander

Vous achetez un appartement, vous venez d'entrer dans une copropriété ou vous siégez au conseil de copropriété ? Vérifiez que vous disposez de :

• ☐ l'acte de base et le règlement de copropriété (statuts) ;
• ☐ le règlement d'ordre intérieur à jour ;
• ☐ les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
• ☐ les derniers comptes, décomptes de charges et budget prévisionnel ;
• ☐ le montant des fonds de roulement et de réserve ;
• ☐ les derniers rapports de contrôle technique et de sécurité incendie ;
• ☐ le contrat du syndic et ses coordonnées de contact.

Un document manque ou n'est pas à jour ? Demandez-le par écrit au syndic : voir nos modèles de lettres.

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