Déontologie des syndics et de l'IPI : qui fait quoi ?

Les acteurs et leurs rôles

Lorsque le syndic est un avocat, un géomètre-expert, un architecte ou un expert-comptable, c’est son propre Ordre ou Institut qui exerce le contrôle déontologique.

La ministre de tutelle : un levier pour améliorer le système

L’IPI exerce une mission de service public sous la tutelle de la ministre fédérale qui a les Classes moyennes, les Indépendants et les PME dans ses attributions. C’est à ce niveau que se décident les évolutions structurelles :

• proposer au Parlement des modifications de la loi du 11 février 2013 organisant la profession d’agent immobilier ;
• faire approuver par arrêté royal le Code de déontologie et ses mises à jour ;
• renforcer l’organisation de l’IPI : composition des organes, indépendance des assesseurs, publicité des décisions, procédure de plainte en ligne ;
• demander à l’IPI un rapport d’activité détaillé et en assurer le suivi.

Copropriétaires, conseils de copropriété et associations peuvent s’adresser à la ministre pour faire remonter des difficultés structurelles. Nos propositions vont dans ce sens.

Les devoirs déontologiques de tout agent immobilier

Avant même les règles propres aux syndics, le Code de déontologie impose à tout agent immobilier agréé, qu’il soit syndic, régisseur ou intermédiaire en vente et location, des devoirs généraux. Les plus importants pour les copropriétaires :

Dignité, probité et respect de la loi

• exercer avec dignité et probité et respecter l’ensemble des règles applicables : Code civil (copropriété, contrats), droit pénal, protection des données, lutte contre le blanchiment ;
• assumer personnellement la responsabilité de ses actes professionnels, même lorsqu’il exerce en société.

Compétence et diligence

• n’accepter une mission que s’il a la compétence et les moyens de la remplir, puis l’exécuter avec diligence ;
• suivre la formation permanente obligatoire ;
• disposer d’une assurance de responsabilité civile professionnelle et d’un cautionnement couvrant les fonds de tiers qu’il détient.

Indépendance, loyauté et conflits d’intérêts

• agir dans l’intérêt de son client (pour un syndic : l’association des copropriétaires), en toute loyauté ;
• éviter les conflits d’intérêts et révéler tout lien avec un fournisseur, un entrepreneur ou une partie ;
• ne percevoir aucune commission ou avantage occulte de la part de tiers.

Information et transparence

• conclure un contrat écrit précisant la mission, la durée et la rémunération ;
• pratiquer des honoraires transparents : prestations du forfait et suppléments annoncés à l’avance ;
• mentionner son numéro d’agrément IPI sur ses documents et sa correspondance ;
• informer son client en temps utile des obligations légales et des risques encourus.

Gestion des fonds de tiers

• conserver les fonds reçus pour compte de tiers sur des comptes séparés ;
• rendre compte de leur utilisation et les restituer sans délai en fin de mission.

Secret professionnel et confraternité

• respecter le secret professionnel et la confidentialité des données personnelles ;
• collaborer loyalement avec ses confrères, notamment lors de la reprise d’une gestion par un nouveau syndic.

Ce que le Code de déontologie impose aux syndics

Le Code de déontologie de l’IPI, mis à jour en 2018, consacre un titre aux administrateurs de biens et un chapitre aux syndics. Les obligations les plus utiles à connaître pour un copropriétaire :

Argent et comptes

• opérations financières uniquement par virement (ou chèque), sur la base des documents qui les justifient ; pas de carte de crédit sur les comptes gérés ;
• comptes et relevés clairs, détaillés par catégories de frais, dépenses et recettes, établis au moins une fois par an ;
• compte distinct pour chaque association de copropriétaires ;
• toutes les sommes revenant à l’ACP (indemnités d’assurance, ristournes, remboursements) versées directement sur son compte.

Transparence

• permettre aux personnes qui y ont droit d’accéder aux pièces justificatives des dépenses, moyennant l’éventuelle rémunération convenue, sauf lorsque la loi impose la gratuité ;
• tenir les pièces justificatives et un état détaillé du patrimoine à disposition en ses bureaux, et les conserver dix ans après sa décharge ;
• en cas de changement de syndic, établir avec le successeur un inventaire détaillé des pièces transmises.

Loyauté et neutralité

• ne pas commander de travaux ou services à des personnes avec lesquelles il a un lien familial ou juridique, sauf autorisation ou ratification de la copropriété informée de ce lien ;
• ne commander qu’à des entreprises disposant des agréations requises ;
• garder une stricte neutralité dans les conflits entre copropriétaires ou occupants qui ne concernent pas la gestion ;
• tout mettre en œuvre pour permettre au conseil de copropriété et au commissaire aux comptes de remplir leur mission.

Conseil

• informer en temps utile des prescriptions légales et réglementaires relatives au bien, des mesures à prendre et des risques en cas de non-respect ; recommander les assurances nécessaires.

Porter plainte à l’IPI

Quand ? En cas de manquement à la loi ou à la déontologie par un syndic agréé : gestion opaque, refus d’accès aux pièces, conflit d’intérêts, inexécution des décisions, défaut d’information sur la sécurité, comptes non séparés.

Comment ?

1. Rassembler les faits datés et les pièces (courriers, PV, comptes, rapports).
2. Rédiger une plainte courte et structurée : un grief par paragraphe, la règle en cause, la pièce qui le prouve.
3. L’adresser à l’IPI selon la procédure indiquée sur son site.

Ce qu’on peut en attendre :

• l’assesseur juridique instruit la plainte ; il peut la classer, proposer une solution, ou renvoyer l’affaire à la chambre exécutive ;
• les sanctions vont de l’avertissement à la suspension et à la radiation ; des mesures provisoires sont possibles (interdiction temporaire d’exercer) ;
• dans les cas graves, l’IPI peut demander en urgence au président du tribunal de première instance la désignation d’un administrateur provisoire qui reprend toutes les copropriétés du syndic concerné. En 2021, le président du tribunal de Termonde a ainsi désigné un « administrateur provisoire-syndic » pour toutes les copropriétés d’un syndic impliqué dans douze dossiers disciplinaires, avec mission de convoquer dans chacune une AG pour désigner un nouveau syndic ;
• la presse a rapporté en 2022 la suspension temporaire de l’agrément du dirigeant d’un grand réseau de syndics, preuve que des sanctions visibles existent.

Ce qu’on ne peut pas en attendre : une indemnisation, l’annulation d’une décision d’AG, ou des travaux. Ce sont des questions pour l’AG et le juge de paix.

1. Identité du plaignant (copropriétaire, lot, ACP) et du syndic (nom, n° IPI, société).
2. Contexte en cinq lignes : immeuble, date de désignation du syndic, rôle du plaignant (copropriétaire, membre du conseil).
3. Griefs, un par un :
   - fait daté → règle en cause (Code civil, contrat, Code de déontologie) → pièce n°.
   Exemples : refus d'accès aux pièces justificatives malgré trois demandes (pièces 1 à 3) ; commande de travaux à une société liée sans information de l'AG (pièces 4 et 5) ; absence d'information de l'AG sur un rapport défavorable de la zone de secours (pièce 6).
4. Démarches déjà faites (courriers, AG, conciliation).
5. Demande : instruction de la plainte et mesures que l'IPI jugera appropriées.
6. Inventaire des pièces.

Ce qui pourrait être amélioré

Copropriété Belgique reconnaît le rôle essentiel de l’IPI et souhaite qu’il ait les moyens de l’exercer pleinement. Plusieurs améliorations sont régulièrement demandées par les associations de copropriétaires :

• ouvrir les organes de l’IPI à des représentants des copropriétaires, des propriétaires, des consommateurs et à des experts indépendants ;
• séparer clairement les mandats au sein du régulateur et des fédérations professionnelles (Federia, UDS, CEFIM…) ;
• publier systématiquement, de manière anonymisée, les décisions disciplinaires et des statistiques détaillées sur le traitement des plaintes ;
• motiver les classements sans suite de manière compréhensible pour le plaignant ;
• moderniser la procédure de plainte (dépôt et suivi en ligne) ;
• faire de la sécurité des bâtiments une priorité explicite du contrôle déontologique.

Plus largement, la question des cumuls de fonctions (avocat de syndics et responsable d’une association de copropriétaires, avocat et juge suppléant en justice de paix) mérite des règles de transparence claires, afin que chacun puisse vérifier l’indépendance de ses interlocuteurs.

Ces améliorations relèvent pour l’essentiel de la ministre de tutelle et du législateur. Retrouvez-les détaillées dans nos propositions 20 à 26.

Où trouver de l’aide ?

• IPI : vérifier l’agrément d’un syndic, déposer une plainte, consulter le Code de déontologie.
• SNPC et autres associations de propriétaires : conseils juridiques, modèles.
• Juge de paix : conciliation gratuite, puis action en justice.
• Ce site : guides, dossiers et modèles de lettres gratuits.

Ce dossier présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière pédagogique. Les décisions de justice citées illustrent des tendances et ne préjugent pas de l'issue d'un litige précis. Pour votre situation, consultez un professionnel.