Choisir son syndic et négocier son contrat : le dossier complet

Pressé ? Lisez d'abord le guide court : Choisir et comparer un syndic : la méthode en 7 étapes (3 min).

Avant de comparer : définir les besoins

Un même syndic n’est pas adapté à tous les immeubles. Commencez par une fiche d’identité de la copropriété, qui servira de cahier des charges aux candidats :

• nombre de lots (appartements, commerces, caves, garages, parkings) ;
• âge et état du bâtiment, travaux en vue (toiture, façade, énergie) ;
• équipements : ascenseurs, chauffage collectif, ventilation, panneaux solaires, portes de garage ;
• situation financière : fonds de réserve, arriérés, procédures en cours ;
• attentes : AG en soirée ou en journée, plateforme en ligne, visites régulières, conseil de copropriété actif.

Les critères qui comptent vraiment

Comparer le coût réel, pas le forfait

Le piège classique : un forfait de base très bas, compensé par de nombreux suppléments. L’Union des syndics elle-même a constaté, en analysant de nombreuses offres, un manque de clarté et d’uniformité qui rend la comparaison presque impossible pour les copropriétaires.

La méthode : demandez à chaque candidat de chiffrer la même année type de votre immeuble.

Lire le contrat ligne par ligne

Ce que la loi impose

• un contrat écrit, pour le syndic professionnel comme pour le non-professionnel ;
• la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires avec leur rémunération ;
• aucune rémunération pour une prestation non mentionnée, sauf décision de l’AG ;
• un mandat de trois ans maximum, renouvelable seulement par décision expresse ; le seul non-renouvellement ne donne lieu à aucune indemnité ;
• la révocation possible à tout moment par l’AG.

Ce qu’il faut vérifier

• ☐ l’AG ordinaire, la comptabilité annuelle, le budget, le carnet d’entretien, l’évaluation des contrats et la gestion des contrôles obligatoires sont dans le forfait ;
• ☐ les plages horaires de l’AG incluses (soirée ou non) ;
• ☐ le nombre de visites de l’immeuble et de réunions avec le conseil ;
• ☐ le tarif des sinistres, des AG extraordinaires, des copies, des archives ;
• ☐ les honoraires sur travaux : fixés par l’AG pour chaque projet, ou barème plafonné ;
• ☐ les frais privatifs (dossier de vente, rappels, mise en demeure) dans une rubrique séparée, à charge du seul copropriétaire concerné ;
• ☐ l’indexation : indice et date clairement fixés ;
• ☐ la TVA : incluse ou non (selon le statut du syndic) ;
• ☐ les comptes bancaires au nom de l’ACP ;
• ☐ l’accès en ligne aux pièces ;
• ☐ la déclaration de liens et de commissions.

Les clauses à refuser

Organiser la désignation en AG

1. Mandat au conseil de copropriété (ou à quelques copropriétaires) pour recueillir et comparer au moins trois offres sur la base de la fiche d’identité.
2. Synthèse comparative jointe à la convocation, avec les offres et les projets de contrat.
3. Vote à la majorité absolue sur la désignation et le contrat.
4. Mandat donné au président de l’AG ou au conseil pour signer le contrat au nom de l’ACP, dans les termes approuvés, éventuellement après négociation de points précis.
5. Diffusion du contrat signé à tous les copropriétaires.

Point [n°] — Désignation du syndic (majorité absolue)

L'assemblée générale, après examen de la synthèse comparative des offres de [A], [B] et [C] jointe à la convocation :
1. désigne [nom du syndic, n° BCE, n° IPI] en qualité de syndic pour une durée de [durée, max. 3 ans] prenant cours le [date] ;
2. approuve le projet de contrat joint à la convocation, sous réserve des modifications suivantes : [ex. : AG ordinaire en soirée incluse dans le forfait ; honoraires sur travaux fixés par l'AG pour chaque projet] ;
3. donne mandat à [président de l'AG / conseil de copropriété] pour signer le contrat au nom de l'association, dans ces termes, au plus tard le [date] ;
4. charge le syndic de transmettre une copie du contrat signé à chaque copropriétaire.

Évaluer le syndic chaque année

Un bon contrat ne suffit pas : il faut suivre son exécution. Le conseil de copropriété peut présenter chaque année à l’AG une courte évaluation :

• délais de réponse et de transmission (PV dans les 30 jours, comptes, convocations) ;
• exécution des décisions de l’AG ;
• suivi des contrôles obligatoires et des sinistres ;
• respect du budget et du contrat (suppléments facturés) ;
• qualité de la relation.

Cette évaluation objective prépare sereinement le renouvellement, ou la mise en concurrence à l’échéance du mandat. Voir aussi Fin de mandat et changement de syndic et le dossier Abus du syndic.

Le point de vue des syndics, à entendre aussi

Les syndics sérieux rappellent plusieurs réalités utiles à une négociation équilibrée :

• les petits immeubles sont peu rentables : mêmes obligations légales, honoraires faibles ; d’où des difficultés croissantes à trouver un syndic professionnel ;
• les nouvelles obligations légales (RGPD, inventaire amiante, énergie) apparaissent en cours de contrat ; un mécanisme de tarification convenu à l’avance évite les conflits ;
• tous les montants qui figurent sur un décompte ne sont pas des « frais de syndic » : la plus grande part va aux fournisseurs, à l’énergie et à l’entretien.

Un contrat clair et juste protège les deux parties. Le moins cher n’est presque jamais le meilleur choix ; le plus transparent l’est souvent.

Ce dossier présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière pédagogique. Les décisions de justice citées illustrent des tendances et ne préjugent pas de l'issue d'un litige précis. Pour votre situation, consultez un professionnel.