L'avocat de la copropriété : le dossier complet

Pressé ? Lisez d'abord le guide court : Choisir un avocat pour la copropriété : compétence, honoraires, indépendance (3 min).

Représenter n’est pas décider

Le Code civil charge le syndic de représenter l’association des copropriétaires en justice, en demandant comme en défendant. Ce pouvoir de représentation est large : face aux tiers, le syndic n’a pas à produire de procuration.

Mais la représentation ne vaut pas pouvoir de décision. L’ACP est une personne morale dont l’organe souverain est l’assemblée générale. Engager un procès, c’est engager des fonds communs, un risque de condamnation aux dépens et parfois des années de procédure : c’est une décision de l’AG. Le tribunal de Mons l’a rappelé en 2017 à propos d’une action contre un ancien syndic : la décision de l’introduire relevait de l’AG, non du syndic.

Le choix de l’avocat suit la même logique. C’est l’avocat de l’association, payé par elle, qui doit défendre ses intérêts. Il est naturel que ce soient les copropriétaires qui le choisissent.

Les exceptions : quand le syndic peut agir seul

La ratification

Lorsque le syndic a agi seul dans les cas admis, il doit faire ratifier son initiative par l’AG dans les plus brefs délais. La doctrine admet que cette ratification intervienne avant la clôture des débats ; certaines juridictions restent hésitantes, d’où l’intérêt de ne pas attendre.

Le syndic doit en outre informer sans délai les copropriétaires des actions intentées par ou contre l’association.

Le conflit d’intérêts : le vrai sujet

Un risque structurel, pas forcément une malhonnêteté

Un avocat qui reçoit chaque année de nombreux dossiers d’un même syndic, via les copropriétés que celui-ci gère, développe une dépendance économique, même sans intention malveillante. Tant que l’ACP et le syndic sont du même côté, cela pose peu de problèmes. Le jour où l’ACP doit agir contre son syndic ou un ancien syndic (faute de gestion, révocation, restitution de fonds, défaut d’entretien), la loyauté de cet avocat est mise à l’épreuve.

Le Syndicat national des propriétaires et copropriétaires (SNPC) rapporte ainsi le cas d’un avocat de copropriété qui a mis plusieurs semaines à se déporter alors que l’ACP devait appeler en garantie son ancien syndic, pourvoyeur de nombreux dossiers.

Les signaux d’alerte

• aucun point « désignation d’un avocat » à l’ordre du jour, aucune décision d’AG ;
• le même cabinet dans toutes les copropriétés du syndic ;
• l’avocat de la copropriété est aussi l’avocat personnel du syndic, ou d’un ancien syndic dont la gestion est en cause ;
• refus de communiquer la convention d’honoraires et les factures de l’avocat ;
• honoraires d’avocat du syndic (par exemple pour sa défense disciplinaire à l’IPI) imputés à l’ACP ;
• provisions et appels de fonds disproportionnés par rapport à l’enjeu.

L’avocat commun à l’ACP et à des copropriétaires

Pour réduire les frais, il arrive que l’ACP et des copropriétaires dont l’appartement est endommagé choisissent le même avocat contre un promoteur, un entrepreneur ou un architecte. Le risque apparaît si ces débiteurs font faillite : les copropriétaires lésés n’ont plus qu’un recours, contre l’ACP, en sa qualité de gardienne des parties communes (la Cour de cassation a jugé en 2015 qu’elle le reste même pour une toiture-terrasse à usage privatif). Or l’avocat commun ne peut pas agir contre l’ACP qui l’a mandaté.

La solution : informer clairement l’AG et les copropriétaires concernés de cette limite dès le départ, et prévoir qu’ils changent d’avocat si la situation l’exige.

Choisir l’avocat : la méthode

1. Décision de principe à l’AG : faut-il agir, contre qui, pour obtenir quoi ?
2. Consultation de deux ou trois cabinets, sur la base d’une note factuelle préparée par le syndic et le conseil.
3. Comparaison sur des critères connus à l’avance.
4. Désignation par l’AG, avec un budget par phase et un mandat clair (étendue, interlocuteur, reporting).
5. Suivi par le conseil de copropriété ; information de l’AG à chaque assemblée.

Objet : Association des copropriétaires [nom] — demande d'offre pour [objet du litige]

Maître,

L'assemblée générale du [date] a décidé de consulter plusieurs cabinets en vue de défendre les intérêts de l'association dans le dossier suivant : [résumé factuel, parties, enjeu estimé].

Nous vous remercions de nous faire parvenir, avant le [date] :
1. votre expérience dans ce type de dossier ;
2. une première analyse et la stratégie que vous proposeriez ;
3. une proposition de convention d'honoraires (taux ou forfait, frais, estimation par phase) ;
4. l'identité de l'avocat qui suivra le dossier ;
5. une déclaration indiquant si vous intervenez ou êtes intervenu pour [le syndic], [l'ancien syndic] ou [la partie adverse], ou pour des sociétés qui leur sont liées.

Les offres seront jointes à la convocation de l'assemblée générale qui procédera à la désignation.

[Syndic / président du conseil de copropriété]

Quels recours en cas de désignation irrégulière ?

• En AG : refuser de ratifier ; exiger une mise en concurrence ; adopter une règle permanente dans le ROI (« toute désignation d’un avocat pour l’ACP fait l’objet d’au moins deux offres écrites et d’une décision d’AG, sauf mesure urgente ou conservatoire à ratifier dans les trois mois »).
• Devant le juge : dans une procédure dirigée contre vous par l’ACP, contester le pouvoir d’agir au nom de l’ACP dès le début, avant toute défense au fond.
• Sur le plan disciplinaire : plainte au bâtonnier contre l’avocat en conflit d’intérêts ; plainte à l’IPI contre le syndic professionnel qui s’est arrogé une compétence de l’AG.
• Sur le plan financier : demander que les frais engagés sans décision soient mis à charge du syndic ; à défaut, faire valoir ce grief lors de la décharge.

Le point de vue de Copropriété Belgique

Les règles existent et sont claires. Elles sont pourtant trop peu appliquées : désignations sans décision, avocats en situation de dépendance, pouvoir d’agir rarement vérifié, plaintes disciplinaires longues et peu suivies d’effets.

La réponse ne viendra pas seulement des institutions. Elle tient d’abord à des pratiques simples : mise en concurrence, décision d’AG, déclaration d’indépendance de l’avocat et suivi des honoraires par le conseil. Une copropriété qui choisit elle-même son avocat est mieux défendue, et souvent à moindre coût.

Ce dossier présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière pédagogique. Les décisions de justice citées illustrent des tendances et ne préjugent pas de l'issue d'un litige précis. Pour votre situation, consultez un professionnel.