Le rôle du syndic dans la gestion financière de la copropriété - ses obligations, ses devoirs, responsabilités et celles de l'assemblée générale dans son pouvoir de décision et de gestion

Le rôle du syndic dans la gestion financière de la copropriété

Responsabilités financières du syndic

Le syndic joue un rôle crucial dans la gestion financière d'une copropriété. Ses principales responsabilités incluent :

1. Établir des budgets prévisionnels détaillés

2. Tenir une comptabilité claire et précise

3. Gérer les fonds de l'association des copropriétaires

4. Rechercher activement des solutions pour optimiser les dépenses

Malheureusement, de nombreux syndics ne remplissent pas pleinement ces obligations, se limitant souvent à des tâches administratives basiques12.

Recommandations aux copropriétaires

Pour assurer une gestion financière efficace, les copropriétaires devraient :

• Demander régulièrement au syndic les budgets détaillés

• Exiger pour chaque dépense importante :

  • Un cahier des charges précis, fixer les seuils aux assemblées générales

  • Plusieurs devis (au moins 3)

  • Un dossier comparatif des offres

Obligations légales du syndic

Le Code civil belge définit clairement les obligations du syndic, notamment :

1. Préparer des budgets prévisionnels annuels pour les dépenses courantes et extraordinaires1

2. Présenter une pluralité de devis pour les travaux importants1

3. Évaluer régulièrement les contrats de fournitures1

4. Tenir une comptabilité claire, précise et détaillée1

Exemple concret d'économies réalisables

Une simple reconsultation d'un courtier en assurance a permis une économie de 30% sur la prime d'assurance incendie. Cependant, le syndic aurait pu obtenir de meilleures offres en consultant plusieurs courtiers et en comparant attentivement les polices d'assurance4.

Recommandations pour une meilleure gestion

1. Vérifiez attentivement les factures, décomptes et dates de paiement

2. Examinez en détail les contrats du syndic

3. Demandez des explications sur toutes les dépenses

4. Encouragez votre syndic à adopter une approche proactive dans la recherche d'économies

5. Assurez-vous que le syndic remplit pleinement son rôle de gestionnaire immobilier et pas seulement celui de secrétaire administratif

   économies dépenses copropriété

Le syndic coopératif : une alternative économique

Le syndic coopératif présente plusieurs avantages3 :

• Réduction significative des charges (jusqu'à 30%)

• Meilleure maîtrise du budget

• Contrôle direct des prestataires

• Personnalisation des services

• Transparence accrue

Conclusion

Une gestion financière efficace de la copropriété nécessite une collaboration active entre le syndic et les copropriétaires. Les copropriétaires doivent être vigilants et exigeants envers leur syndic pour s'assurer qu'il remplit pleinement ses obligations légales et qu'il agit dans le meilleur intérêt de la copropriété56.

Base légale et obligations du syndic au niveau de la comptabilité et des économies:

§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :

-    18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. [5 Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.]5]1

==> il indique bien que le syndic doit prévoir toutes les dépenses courantes de maintenance pour fonds de roulement mais aussi celui du fonds de réserve pour les grands travaux à prévoir sur plusieurs années.

==> une vision de gestion est demandée donc sur plusieurs années avec une démarche scientifique

==> pour un fonds de réserve, il est impératif d'avoir un audit technique par une personne compétente, prévoyant les travaux d'entretien ou d'investissement nécessaires sur plusieurs années.

- 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;

==> toute dépense doit être prévue budgétairement ==> une pluralité de devis doit être effectuée (le jurisprudence établit 3 consultations minimum) - devis sont des offres

=> un cahier des charges est prévu préalablement adopté par l'assemblée générale fixant les critères et les conditions du marché

-   14° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;

==> pour tout contrat récurrent, un rapport d'évaluation doit être fourni pour chaque contrat

==> le syndic doit évaluer tous les contrats, et remettre à concurrence, tous les contrats de la copropriété annuellement

5° [5 d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires conformément à l'article 577-5, § 3;]5

17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;

==> le syndic est clairement responsable de la comptabilité et du respect des règles du droit civil, fiscal et pénal

==> vous avez un devoir de contrôle de sa gestion, de voir toutes les factures, offres et contrats

==> seules les dépenses légales peuvent être imputées donc pourvues d'une base contractuelle décidée par les assemblées générales (sauf urgence pour une dépense qui demande ratification).

Nous vous recommandons de bien vérifier les factures, les décomptes et les dates de paiement des factures de vos syndics, c’est votre droit et de la bonne gestion. Comme le relève l’excellent ouvrage français ‘les abus des syndics en copropriete’ par l’association des responsables de copropriete, ils traitent de l’abus 39 ‘des facturations au temps passe non conforme a la réalité’ avec un extrait ‘ le contrat type définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. (…) D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestation qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées a un cout fixe que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées a la vacation.’ Nous vous avons toujours conseillé de vérifier les contrats des syndics, les factures, les comptes et décomptes, vous pourriez trouver des petits trésors a votre détriment.

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Exemple concret:

Suite a la demande d'un copropriétaire, l'assurance incendie a été revue donc - 30% annuel

Voici sa consultation