Rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières en copropriété : modèle et obligation d'assemblée générale de copropriété

Obligations légales;

Art.3.89. du code civil Syndic § 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :

12° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;

Pour une bonne gestion, cette obligation va de paire avec ceux là :

16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir

et surtout de mise en concurrence et pluralité de devis (obligations du syndic) : 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;

== la négociation des contrats peut faire de réelles économies 25% en moyenne

Doctrine et travaux parlementaires: « Le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures habituelles. L’objectif consiste à permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures, sur base d’un rapport d’évaluation » (Doc. Parl. Chambre, N° 1334/001, 2007-2008, p.20.)." Il veillera dès lors à recueillir et à transmettre toutes les informations nécessaires (prestations, coutés, date d’échéance et modalités de renom,…) pour permettre aux copropriétaires de faire un choix en connaissance de cause et de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale au cours duquel le rapport d’évaluation sera présenté, le changement éventuel des fournisseurs. » (Corinne MOSTIN, le syndic de copropriété, Wolters Kuwer, 2020, p.162).

N'oubliez pas que le contrat du syndic est de 3 ans maximum, renouvelable, mais rien ne retire l'obligation de mise en concurrence et de pluralité de devis prévus par le code civil et par une décision d'assemblée générale.

Et si pas fait?

En outre de ne pas respecter le principe de la legalite et d'efficacite, le grief est pleinement établi pour une bonne gestion financière, l’évaluation des contrats fait partie d’une obligation légale, et aussi d’une obligation contractuelle dont le syndic, ayant une obligation de moyens et de résultats, se fait rémunérer pour établir cet acte. La non-application de cette disposition demanderait alors un changement de texte légal appartenant seulement au pouvoir législateur qui a bien marqué cette volonté d’avoir cette évaluation et mise en concurrence nécessaire. La résolution ne démontre pas une obligation de moyen et de résultat de bonne gestion et bonne application de la volonté de la loi.

Voici un modèle de rapport annuel d'évalaution des contrats de fourniture régulières en copropriété, toutes des informations nécessaires que chaque copropriétaire doit disposer pour savoir sa contribution et les contrats auxquels il est lié; ceux-ci ne sont plus peut etre adaptés à la situation actuelle.

Pour faciliter le travail, le voici téléchargeable: https://bb16fbe8-f504-49a1-9803-4ec91c81142e.usrfiles.com/ugd/bb16fb_1c45a9db71354fcca503e9e762672cff.pdf

Copropriété en Belgique a la volonté d'aider les copropriétaires et les syndics à avoir une gestion davantage professionnelle: de vrais gestionnaires au service efficace d'une copropriété.

Le rapport est incomplet, ne répond pas à l'objectif du législateur, et n'est pas gage d'un rapport complet d'un gage d'un grand professionnalisme et efficacité. Voici ce qu'un syndic nomme comme rapport d'évaluation:

shttps://inside-properties.be/wp/wp-content/uploads/2019/09/Forum-2-AGO.pdf

Voici le rapport d'un syndic judiciaire qui doit reprendre une CP en difficulé repris dans un PV non signé, convocation sans aucune annexe et consultation de documents préalables

Pour cette société, donc, nous pouvons conclure que les 2 rapports d'évaluation des contrats de fournitures règlières se résument à cela, sans les mentions permettant une réelle évaluaation des contrats de fournitures régulières et sans la réalisation d'une véritable évaluation. Ils essayent de remplir leur obligation par une pure forme, mais rien dans le fond et rien dans l'oblligation et gestion. Ils agissent au strict minimum pour un forfait maximum, de manière non professionnelle au prix ultra professionnel.