Modèle de convocation à l'assemblée générale extraordinaire d’une copropriété en Belgique

Le modèle de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une copropriété en Belgique sert dans le cas d'une convocation par un copropriétaire suite au refus ou a l'absence de convocation d'AGE dans un délai de 30 jours après la rdemande d'un ou plusieurs copropriétaires représentant plus d'un cinquième des quotités de la copropriété.

Pour rappel, la loi donne le droit à un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes de demander au syndic par courrier recommandé de convoquer une assemblée générale pour statuer sur les points qu’il(s) souhaite(nt) mettre à l’ordre du jour. Le syndic doit donner convoquer l’assemblée générale extraordinaire dans un délai de 30 jours avec l’ordre du jour fixé par le ou les copropriétaires représentant 1/5eme des parts. Si le syndic n’y donne pas suite dans les 30 jours de la réception de la demande, le ou les copropriétaires qui ont signé la demande pourra(ont) convoquer lui-même (eux-mêmes) l’assemblée générale.

L’envoi du recommandé suffit. Si le syndic ne donne pas de suite, vous pouvez l’envoyer en plus du recommandé par courriel au syndic mais aussi a la justice de paix. En effet, la justice de paix de wavre n'a pas reconnu la valeur légale et contraignante du recommandé - jurisprudence non suivie.

Si il n'y a pas de réponse du syndic, vous êtes en droit de convoquer vous meme une assemblée générale extraordinaire aux frais de l'association de copropriété.

Voici le modèle téléchargeable; https://bb16fbe8-f504-49a1-9803-4ec91c81142e.usrfiles.com/ugd/bb16fb_3bdcee14d562473b8ca743a4768b2459.docx

Votre adresse Date d’envoi

Envoi recommande Adresse du copropriétaire destinataire

Objet : ACP XXX – convocation a une assemblée générale extraordinaire de copropriété le XXXXXX à XXXX heures à l’adresse ……………………..

Madame, Monsieur,

Par la présente, en application de l’article 3.87 paragraphe 2 du nouveau code civil, nous vous convions à une assemblée générale de notre copropriete le ………………. à ….. en la salle située

L’ordre du jour est fixé de la ;

1. Désignation du Président de séance - vote

2. Désignation du Secrétaire de séance – vote

3. Désignation des scrutateur de séance – vote

4. Rapport annuel écrit du syndic annexe à la convocation – questions éventuelles – vote

5. Détermination des seuils de mise en concurrence des contrats de la copropriete

a. Sans cahier des charges – vote

b. Avec cahier des charges – vote

6. Rapport annuel d’évaluation des fournitures et prestataires de service de l’association – décision de réévaluation – rapport écrit du syndic – vote

7. Travaux de réfection de la toiture – rapport du syndic sur l’état du bâtiment et notamment de l’état de toiture et des décisions à prendre – vote

a. Décision de mise en concurrence et pluralité de devis – vote

b. Fixation du budget et du principe de financement – vote

c. Délégation de l’attribution du marche au conseil syndic – vote

8. Mandat du syndic – mise en concurrence du contrat du syndic pour une période de 2 ans – analyse des devis – entretien avec les candidats syndics - vote

9. Approbation du procès-verbal par signature des copropriétaires présents et consignation des votes et annexes – vote

Les points relatifs à l’ordre du jours avec des propositions de résolution peuvent être consultes au bureau du syndic les ……. De …… heures à ….. heures.

Variante : les documents et les propositions de résolutions sont annexées a cette présente convocation.

En cas d’absence à l’assemblée générale, auriez-vous l’amabilité de prévenir le syndic et de faire parvenir la procuration ici jointe dument complétée et remise a la personne vous représentant lors de cette assemblée générale.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

Signature des copropriétaires convoquant l’assemblée générale représentant plus de 1/5eme des quotités

Annexes ; documents obligatoires assemblée générale copropriété

- Proposition de résolutions pour tous les points mis à l’ordre du jour

Exemple de résolution pour la réfection de la toiture ; attribuer la réfection de la toiture de la copropriete a la société XXXXX, située a xxxxxx , selon le devis annexe, pour un montant de x EUR finance par le fonds de réserve.

Exemple de résolution pour la désignation d’un syndic ; designer en qualité de syndic de la copropriete xxxx, pour la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2024 maximum, a la société XXXXX, située a xxxxxx , selon le devis et contrat annexés, pour un montant annuel total de XXXX ;

Mandater XXXXXX de signer le contrat au nom de la copropriete et charger le nouveau syndic de bien demander l’inventaire des pièces transmises par l’ancien syndic.

- Rapport annuel du syndic sur sa gestion de la copropriete

- Rapport annuel d’évaluation des contrats et fournitures de la copropriete

- Rapport du syndic sur l’entretien du bâtiment

- Pluralité de devis pour la réfection de la toiture avec rapport d’attribution

- Les devis des contrats des syndics et rapport d’évaluation des contrats