Convocation d'assemblée générale de copropriété: les documents obligatoires ou utiles à annexer

L'article 3.87 § 3 du code civil dispose: 'La convocation indique le lieu, le jour et l'heure auxquels aura lieu l'assemblée, ainsi que l'ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion. Le syndic inscrit à l'ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires, du conseil de copropriété, qu'il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement d'ordre intérieur, au cours de laquelle l'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu. La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.'

La loi est assez lacunaire sur les documents à joindre à la convocation en Belgique, comparativement à des législations sur la copropriété de pays limitrophes qui protégent davantage les copropriétaires et garantissent davantage une meilleure gestion.

Si les documents mis à l'ordre du jour ne sont pas annexés, la convococation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour. Tout point doit comporter tous les documents, donc tous les éléments de droit et de fait (devis, résolution, justificatifs, comptes,....) pour que l'assemblée générale puisse délibérer en pleine connaissance de cause sur les délibérations soumises par le syndic ou par un point mis à l'odre du jour par un copropriétaire. Il s'agit implicitement du devoir d'information et de contrôle accordé aussi à tout mandat entre un mandant et un mandataire qu'est le syndic. "Il est essentiel de faire accompagner en annexe de la résolution, les documents justificatifs nécessaires, permettant aux copropriétaires d’être suffisamment éclairés pour voter, à défaut les copropriétaires seraient en droit de demander l’ajournement de l’assemblée générale et ce, en raison d’information suffisante. "

A cet effet, le juge de paix de Woluwe-Saint-Pierre a dit pour droit que « conformément à l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non-privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps aux copropriétaires pour réaliser le contrôle » (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App, 2013/3, p. 27).

Toutefois, la jurisprudence et la doctrine établissent les documents considérés comme devant être joints à l'assemblée générale: documents obligatoires assemblée générale copropriété

1. « Il y a 2 types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par les statuts, et ceux dont l’éfficacité commande qu’ils soient communiqués aux copropriétaires en même temps que l’odre du jour. …. Ainsi les comptes doivent parfois, selon le vœu du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur, être joints, à la convocation. Le non respect de cette exigence pourrait entrainer l’annulation de la décision d’approuver ces comptes et des décisions annexes (quitus du syndic, des vérificateurs, etc., surtout si l’annulation est demandée par des copropriétaires…).A côté des documents exigés, il peut être fort utile de joindre aux convocations les documents à propos desquels des délibérations doivent avoir lieu. Nous songeons évidemment aux comptes que les copropriétaires seront appelés à approuver, même lorsque le règlement d’ordre intérieur n’exige oas qu’ils soient joints, mais aussi, sans que cette liste soit exhaustive : le texte d’un nouveau règlement d’ordre intérieur, une nouvelle disposition, des statuts, un projet de modification d’une disposition existante, le devis d’une entreprise à laquelle il est projeté de faire appel, etc.» (Eric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copriété, Larcier, 2019)

2. Le budget prévisionnel contenant un planning de l’avenir de la copropriété pour une période d’un an, lequel et établi sous forme chiffrée, ce qui se traduit par la contribution de chaque copropriétaire, il doit nécessairement être joint à la convocation, afin depermettre aux copropriétaires de l’examiner avant de passer aux votes et de formuler si nécessaires des observations. A défaut de respecter une telle exigence, la décision doit être déclarée irrégulière (J.P. Bruxelles, 4ème canton, R.C.D.I. 2014, liv. 2, p. 25)

3. L'exigence légale de préciser dans la convocation les modalités de consultation ne présente toutefois d'intérêt que si les documents ne sont pas joints à la convocation elle même. La jonction des documents à la convocation peut être privilégiée par le syndic pour éviter d'être confronté à de multiples demandes de consultation des documents à son bureau. II veillera dans ce cas à préciser de manière explicite que tous les documents liés à la convocation y sont joints. L'absence de mention dans l'ordre du jour des modalités de consultation pourrait constituer une cause d'irrégularité des décisions de l'assemblée, à moins que les pièces ne soient annexées à la convocation ou n'aient déjà été précédemment communiquées aux copropriétaires» (Corinne MOSTIN, Le syndic de copropriété, Kluwer, 2012, p. 72, n° 244).

Par ailleurs Me Mostin, dans le même ouvrage, propose un modèle de convocation d'assemblée générale ordinaire. Elle propose d'y annexer les documents suivants:

4. "Le syndic doit annexer à la convocation tous les justificatifs permettant aux copropriétaires de pouvoir prendre position de manière éclairée aux votes.Il est essentiel de faire accompagner en annexe de la résolution, les documents justificatifs nécessaires, permettant aux copropriétaires d'être suffisamment éclairé pour voter, à défaut les copropriétaires seraient en droit de demander l'ajournement de l'assemblée générale, à défaut d'information suffisante." http://www.copropriete-ejuris.be/l-assemblee-generale-associations.shtml#:~:text=Il%20est%20essentiel%20de%20faire,%C3%A0%20d%C3%A9faut%20d'information%20suffisante

5. ‘Documents à transmettre aux copropriétaires

Que ce soit un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel, il est d’usage que le syndic transmette les documents suivants :

1. -Explication des dépenses de l’ensemble de la copropriété (justificatifs)

2. -Bilan comptable à la date de clôture

3. -Décompte de chaque copropriétaire : deux genres de décompte peuvent se présenter.

Soit un tableau de répartition ou soit un décompte individuel.

Le tableau de répartition est souvent établi pour de petites copropriété, et permet d’avoir une vue générale des sommes dues par les autres copropriétaires. Le tableau de répartition permet également d’y reprendre les retards de paiement des copropriétaires ; Chaque copropriétaire est ainsi informé de la situation comptable des autres copropriétaires.

Le décompte individuel doit reprendre, pour chacune des rubriques reprises dans l’explication des dépenses, l’intitulé de la rubrique, la dépense totale de l’immeuble pour cette rubrique, les quotités totales qui seront utilisées pour cette rubrique, les quotités relatives au bien, le montant imputé au copropriétaire dans cette rubrique.

4. -Détail de certains comptes : Généralement le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L’explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou de crédit et le solde de période

5. -Autres documents produits : Certains syndic donnent d’autre informations qui ne sont toutefois pas vraiment nécessaires pour tous les copropriétaires, même si ces informations devraient être contrôlée par le vérificateur aux comptes. Il s’agit des détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, etc…

Lorsqu’il y aura des comptes de chauffage et/ou eau froide et/ou eau chaude, on transmettra à chaque copropriétaire la feuille de consommation privatives, généralement établie par une société de relevé de compteurs (Caloribel, Istat, Energy control,…)’ http://www.copropriete-ejuris.be/coprop … ance.shtml

6. Budgets prévisionnels

- « Sont irrégulières, les décisions qui ne font pas l'objet d'un vote formel constaté dans le procès- verbal et dont il est impossible de détecter si la majorité absolue a été obtenue ainsi que celles portant sur un appel de fonds exceptionnel et une augmentation des charges, qui ne sont pas précédées de la communication d'un budget prévisionnel de nature à les justifier ». (J.P. Schaerbeek (2) n° 12°1773, 26 mai 2014, R.C.D.I. 2015, liv. 1, 66).

- Il a par ailleurs été jugé que, le budget prévisionnel contenant un planning de l’avenir de la copropriété pour une période d’un an, lequel et établi sou forme chiffrée, ce qui se traduit par la contribution de chaque copropriétaire, il doit nécessairement être joint à la convocation, afin de permettre aux copropriétaires de l’examiner avant de passer aux votes et de formuler si nécessaires des observations. A défaut de respecter une telle exigence, la décision doit être déclarée irrégulière (J.P. Bruxelles, 4ème canton, R.C.D.I. 2014, liv. 2, p. 25). - « Obligation du syndic de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l 'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.] (Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.)» (Art. 577-8, par. 4, 18°C.civ.). ü Le droit de la copropriété "Nouvelle édition incluant les modifications de la loi du 18 juin 2018 » Martine Wahl P 337 - Wolters Kluwer)

7. Rapport annuel d'évaluation des contrats de fourniture habituelles. "Le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures habituelles. L’objectif consiste à permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures, sur base d’un rapport d’évaluation » (Doc. Parl. Chambre, N° 1334/001, 2007-2008, p.20.). Il veillera dès lors à recueillir et à transmettre toutes les informations nécessaires (prestations, coutés, date d’échéance et modalités de renom,…) pour permettre aux copropriétaires de faire un choix en connaissance de cause et de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale au cours duquel le rapport d’évaluation sera présenté, le changement éventuel des fournisseurs. » (Corinne MOSTIN, le syndic de copropriété, Wolters Kuwer, 2020, p.162).

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7. Rapport écrit de gestion. "Conformément aux règles de droit commun du mandat, le syndic doit, aux termes de son mandat, rendre compte de sa gestion afin que les copropriétaires puissent lui donner décharge, décision pour l’assemblée approuve la gestion passée et libère le syndic de toute responsabilité » (Corinne MOSTIN, le Syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2020, p.61 ; J.P. Ostende, 9 mars 2000, T. App. 2002/3, p.25 ; Civ. Bruxelles, 21 février 2011, RCDI, 2012/1.870).

Conseils:

1. Il faudrait que votre règlement d'ordre intérieur et statut prévoient les documents devant être joints à la convocation, le bon sens dirait:

0 le compte annuel complet avec les mentions minimales oblgatoires

o Les recettes et les dépenses,

o La situation de la trésorerie, o Les mouvements des dispositions en espèce et en compte,

o Le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve,

o Les créances et les dettes des copropriétaires,

o Le bilan avec charges et recettes

1 les décomptes individuels

2 Le rapport de gestion du syndic

3 le budget prévisionnel du fonds de roulement pour l’année

4 le budget prévisionnel du fonds de réserve pour les 3 années suivantes sur base d’un rapport écrit du syndic en se référant aux annales parlementaires de la loi de la copropriété de 2018

5 le rapport d’évaluation annuel des contrats avec la mention des montants, conditions, délai de préavis et la date de la dernière évaluation (chaque contrat doit être réévalué dans un délai maximal de 2 ans)

6 l’avis de la commissaire aux comptes signé et qui aura signé les comptes de la copropriété consulté; 7. le rapport de gestion du syndic

Avec les nouvelles technologies, cela pourrait se retrouver sur une plate forme sécurisée mais respectant aussi les normes du RGPD.

2. Il est vraiment important que les copropriétaires prennent connaissance des dossiers et des points mis à l'ordre du jour, car il s'agit de leur patrimoine et de voter en pleine connaissance de cause. Cela est un droit d'information et de contrôle de l'action du syndic. Je dirais aussi de collaboration dans la gestion.

3. Au plus que le syndic met des documents à disposition ou les annexe, et que les copropriétaires lisent à l'avance les points, au plus que l'assemblée générale sera efficace et productive pour tous.