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Différence du fonds de roulement et fonds de réserve de copropriété en Belgique - principe de base de la comptabilité de copropriété et des décomptes de charge
- Syndic
- 31 mai 2024
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Bases légales du fonds de roulement et fonds de réserve de copropriété:
article 3.86 par 3 . .... Le patrimoine de l'association des copropriétaires est composé, au minimum, d'un fonds de roulement et d'un fonds de réserve.
On entend par "fonds de roulement", la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d'éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie.
On entend par "fonds de réserve", la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d'un ascenseur ou la pose d'une nouvelle chape de toiture. L'association des copropriétaires doit constituer au plus tard à l'issue d'une période de cinq ans suivant la date de la réception provisoire des parties communes de l'immeuble, un fonds de réserve dont la contribution annuelle ne peut être inférieure à cinq pour cent de la totalité des charges communes ordinaires de l'exercice précédent; l'association des copropriétaires peut décider à une majorité des quatre cinquièmes des voix de ne pas constituer ce fonds de réserve obligatoire. Ces fonds doivent être placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve; tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l'association des copropriétaires; Le patrimoine de l'association des copropriétaires est constitué par des apports périodiques des copropriétaires décidés par l'assemblée générale. Le syndic peut prendre toutes les mesures judiciaires et extrajudiciaires pour la récupération des charges; Lorsque la propriété d'un lot est grevée d'un droit d'usufruit, les titulaires des droits réels sont solidairement tenus au paiement de ces charges. Le syndic communique à toutes les parties concernées lors de l'appel de fonds quelle part sera affectée au fonds de réserve.
article 3.89 § 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé : ....
15° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 3.86, § 3, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires ;
16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.
Article
Le fonds de réserve et le fonds de roulement : kesaco
https://www.snpc-nems.be/fr/content/le-fonds-de-r%C3%A9serve-et-le-fonds-de-roulement-kesaco
La loi sur la copropriété énonce, parmi les obligations du syndic, celle d’administrer les fonds de la copropriété. Ces fonds doivent être intégralement placés sur des comptes ouverts au nom de l’association des copropriétaires et non ouverts au nom du syndic.
La loi impose d’avoir un compte distinct pour le fonds de réserve et pour le fonds de roulement.
Mais quelle est la différence entre le fonds de roulement et le fonds de réserve ?
Le fonds de roulement est la somme des provisions versées par les copropriétaires en vue de couvrir les dépenses périodiques de l’association des copropriétaires (par exemple : frais de nettoyage, électricité des parties communes, frais de gérance et de conciergerie, assurances,...).
Ces provisions sont versées périodiquement (mensuellement, trimestriellement) par les copropriétaires sur un compte ouvert à ce titre au nom de l’association des copropriétaires. Ce compte est géré par le syndic, qui a pouvoir de signature sur le compte et peut ainsi, au moyen des fonds versés par les copropriétaires, payer les dépenses courantes de la copropriété.
En principe, le montant des provisions est fixé en fonction des quotités et un décompte annuel reprenant la situation globale et individuelle de chaque copropriétaire doit être présenté par le syndic à l’assemblée générale ordinaire.
Le fonds de réserve, quant à lui, est une sorte de compte d’épargne de l’association des copropriétaires, constitué par un versement unique ou par des versements périodiques, en vue de faire face à des dépenses présentes et futures extraordinaires (par exemple : travaux de mise en conformité de l’ascenseur, remplacement de la chaudière, travaux de rénovation de la façade ou la toiture, …).
En général, ce type de fonds est prévu par le règlement de copropriété mais si ce dernier n’a rien prévu, l’assemblée générale peut décider à tout moment de se constituer sa propre épargne en vue de financer la réalisation de dépenses extraordinaires.
Le montant et la périodicité de versement de ces fonds sont votés par l’assemblée générale et le syndic est chargé de réclamer le versement de ces fonds à chaque copropriétaire.
Actuellement, la majorité légale requise pour constituer un fonds de réserve est la majorité dite absolue, c’est-à-dire 50 % des voix + 1.
Que se passe-t-il en cas de vente d’un lot ?
La loi a prévu qu’en cas de vente d’un lot, le copropriétaire sortant a droit au remboursement de sa part du fonds de roulement restant disponible au moment du transfert de propriété. Le syndic devra alors réclamer au copropriétaire acheteur sa quote-part au fonds de roulement constitué et/ou les provisions nécessaires pour faire face aux dépenses courantes.
Par contre, la loi a prévu qu’en cas de vente d’un lot, le fonds de réserve restera acquis à la copropriété et que le copropriétaire sortant n’aura droit à aucun remboursement de la part de l’association des copropriétaires. Le vendeur peut en tenir compte en fixant son prix de vente ou peut convenir avec l’acheteur que celui-ci lui remboursera sa part dans le fonds de réserve. Dans ce dernier cas, il faut le prévoir dans le compromis de vente.
Article Syndic one
Le budget prévisionnel est un document essentiel au bon fonctionnement d’une copropriété. Maintenance, entretien, fonctionnement, administration… Il évalue les dépenses courantes à engager au cours de l’année comptable et permet de définir le montant de la contribution de chacun, ainsi que la périodicité des appels de charges. Le budget prévisionnel est établi avec l’aide du syndic, mais il doit être discuté et voté par l’assemblée générale des copropriétaires.
Découvrez notre article expliquant comment réajuster un budget prévisionnel en cours d’exercice.
Budget prévisionnel : les dépenses courantes
Le budget prévisionnel concerne les dépenses courantes de la copropriété : dépenses de maintenance des parties communes et des équipements communs, dépenses de fonctionnement et coûts liés à l’activité du syndic lui-même. Il doit estimer au plus près toutes les évolutions pour l’année comptable à venir.
Budget prévisionnel : les dépenses à inclure
Par défaut, toutes les dépenses sont à inclure dans le budget prévisionnel, sauf celles qui en sont exclues par la loi. On peut distinguer trois types de dépenses à inclure dans le budget prévisionnel :
Dépenses de fonctionnement : salaires des employés, frais de nettoyage, contrats d’assurance, etc. ;
Dépenses d’administration de l’immeuble : honoraires du syndic lui-même ;
Dépenses de maintenance : travaux de maintenance et d’entretien courant (même petites réparations), coût de remplacement d’équipements communs (chaudière, ascenseur), vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs.
Depuis le 1er janvier 2017, suivant la loi ALUR, les règles vont légèrement changer avec la mise en place d’un fonds de travaux.
Budget prévisionnel : les dépenses à exclure
Le budget prévisionnel se focalise sur les travaux de maintenance. Ainsi, les dépenses exceptionnelles en sont exclues. Les travaux importants hors maintenance font l’objet de décisions spécifiques de l’assemblée et ne sont pas inclus dans le budget prévisionnel. Par exemple, on peut exclure :
Les travaux d’amélioration : transformation d’équipement, ajout d’éléments nouveaux, création et/ou aménagement de locaux affectés à l’usage commun, affouillement du sol, surélévation de bâtiments ;
Les études techniques, diagnostics et consultations.
Les étapes du budget prévisionnel
Le vote du budget prévisionnel par l’assemblée générale des copropriétaires déterminera les dépenses (travaux) et les recettes (appels de charges) sur toute l’année comptable à venir. Il permettra au syndic de copropriété de faire son travail. La préparation du budget, son examen préliminaire et sa discussion sont des étapes essentielles pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété.
La préparation du budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est préparé en amont par le syndic, sur la base des montants des exercices précédents et des évolutions anticipées par ses experts. Il se présente généralement sous la forme de tableaux qui récapitulent :
les budgets des deux exercices précédents ;
les écarts éventuels entre prévisionnel et constaté ;
le budget proposé pour le prochain exercice.
Il est essentiel de penser à l’évolution des coûts de l’énergie, particulièrement lorsque le chauffage est collectif. Plus généralement, chaque investissement a un impact sur les dépenses de fonctionnement sur le long terme. Le budget prévisionnel est impacté par ces changements.
Le vote du budget prévisionnel
Le syndic de copropriété remet le budget prévisionnel en même temps que les documents préparatoires à l’AG. L’assemblée générale des copropriétaires doit se réunir pour voter le budget au maximum six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Le budget prévisionnel est voté par l’assemblée générale, à la majorité simple, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés, sans prise en compte des abstentionnistes. Le budget concerne une année comptable, qui peut être différente d’une année civile. Lorsque le budget prévisionnel ne peut être voté à temps, l’assemblée générale peut autoriser le syndic à établir deux provisions trimestrielles. Chacune sera égale au quart du budget précédemment voté.