La preuve incombe au syndic dans le contentieux de la copropriété et annulation de décision d'assemblée générale - le syndic a une obligation de résultat des obligations du code civil & déontologiques

Avis de la copropriété Belgique sur la charge de la preuve du contentieux de la copropriété: Malgré les principes édictés ci-dessous, nous constatons que certains juges n'appliquent pas cette charge de la preuve, dont certains syndics en jouent pleinement et le clament dans le contentieux des copropriétés. Pourtant, "La copropriété doit collaborer à l'administration de la preuve. Elle seule, par la personne de son syndic, est en mesure, en principe du moins, de verser aux débats les éléments qui permettront de vérifier si le vote a été régulier ou non. " Eléments de lecture de E. Ricquier, la copropriété - les droits et devoirs du copropriétaire du syndic et de la copropriété , Larcier, 2019, page 88 à 90. Il appartient au juge dans son appréciation de vérifier matériellement les faits, actes avancés, et l'accomplissement matériel des obligations impératives du code civil. charge preuve contentieux copropriété charge preuve contentieux copropriété

"Le procès-verbal ne fait en principe pas foi de son contenu.

Le procès-verbal n'est pas un acte authentique. Il ne constitue pas, en soi, la preuve de ce qu'il contient. En cas de litige, il ne peut donc servir dans le respect des règles du Code Civil gouvernant l'administration de la preuve.

Le procès- verbal signé fait foi de son contenu envers les signataire. Envers ceux qui ne l'ont pas signé, le procès-verbal fait foi de ce qu'il contient (article 1322 du code civil)? Dès lors, si le le demandeur fait partie de ceux qui l'ont signé, il ne sera en principe pas fondé à contester ce qui est écrit. Plus nombreux sont ceux qui l'ont signé, plus faible est donc le risque de procès. Cela étant le PV signé ne fait pas preuve de ce qui est clairement rapporté. Ainsi, s'il est indiqué que la décision est prise à la majorité, la preuve n'est pas rapportée de ce que cette majorité était qualifiée. Envers ceux qui ne l'ont pas signé, le procès verbal n'est qu'un élément présomptif. Si le demandeur n'a pas signé le procès-verbal, on ne voit pas comment on pourrait lui opposer ce qui s'y trouvé indiqué. Le Juge devra rechercher donc rechercher d'autres éléments de preuve. Si le litige porte sur l'existence ou l'absence de majorité requise, il devra rechercher d'autres éléments que le procès verbal qui permettront soit de refaire le calcul de la majorité, soit d'attester que la majorité requise était attente. .... Rappelons qu'à défaut pour lui de pourvoir faire la vérification matérielle, ce qui suppose qu'il entre en possession de bulletins de vote, le juge ne peut légalement tenir pour établie la preuve de ce que la majorité a été atteinte, que s'il peut se fonder sur des présomptions graves, précises et concordantes (articles 1353 du code civil). A lui seul, le procès-verbal ne peut peut donc suffire.

La charge de preuve n'incombe pas nécessairement au demandeur. Certes, actori uncubit probatio. Celui qui agit doit théoriquement prouver ce qu'il avance. Mais la preuve d'un fait négatif est, dit-on, souvent impossible. C'est une assertion qui ne se vérifie pas systématiquement mais il est ici certain que la preuve du caractère régulier de la décision n'est possible que si le demandeur peut disposer du résultat des votes, des documents montrant comment l'assemblée était constituée, de la liste des procurations, etc. Or, il ne possède pas que le seul procès-verbal, qui a défaut de signatures, ne prouve rien du tout comme on l'a vu. La copropriété doit collaborer à l'administration de la preuve. Elle seule, par la personne de son syndic, est en mesure, en principe du moins, de verser aux débats les éléments qui permettront de vérifier si le vote a été régulier ou non. Si, pour quelque raison elle ne le fait pas, le juge devra l'y contraindre avant de se prononcer sur le fond de la demande, et un refus persistant de la copropriété pourra être interprété comme un indice de ce que le procès-verbal n'est pas fidèle à la réalité. "

Article Le procès verbal

Le procès-verbal doit être la transcription des décisions de l’assemblée générale et des conditions dans lesquelles elles ont été prises.

Le procès-verbal est le document écrit dans lequel se trouvent consignées les décisions prises par l'assemblée générale. Il est généralement conseillé d'indiquer dans le procès verbal les incidents de la séance, soit d'initiative ou soit à la demande d'un copropriétaire, le syndic décrit le déroulement qui a abouti à la décision.

Ainsi, il est souvent utile d'indiquer, la personne qui a quitté la séance en signe de protestation, certaines considérations émises par certains, les raisons pour lesquelles un point n'a pu être abordé, certaines disputes entre copropriétaires, l'arrivée en retard d'un copropriétaire, les motifs de l'ajournement de l'assemblée. Tous ces commentaires et détails seront parfois très utiles pour mieux comprendre le cheminement de la décision, surtout lorsque le juge de paix sera saisi d'un recours à l'encontre d'une décision.

Ce procès verbal doit comporter, l'indication du lieux où l'assemblée s'est réunie et de l'heure à laquelle la séance s'est ouverte, l'indication de l'identité des personnes présentes et indication du quorum de présence atteint, la composition du bureau, l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, l'indication des décisions prises et des réserves, l'indication du quorum atteint, l'indication des incidents de la séance, les annexes... Le secrétaire de séance (le syndic très souvent) devra rédiger avec beaucoup de rigeur le procès-verbal, afin qu'il reflète avec exactitude la teneur des délibération.

Ces annexes sont composées de tous les documents qui ont servi aux décisions de l'assemblée générale. Il est indispensable de les paginer et de les faire parapher par le bureau afin d'en garantir leur intangibilité. En effet certains documents peuvent avoir une portée inexacte avec la réalité, et trompé légitimement certains copropriétaires dans leur délibération (décision frauduleuse).

Le procès-verbal doit préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires qui se sont abstenus et leur nombre de voix. Seuls les copropriétaires qui ont voté contre une décision, seront recevables à la contester devant le Juge de paix.

En fin de séance, le procès verbal doit être signé par le président, les scrutateurs et le secrétaire (le syndic).

Il arrive souvent dans de petites assemblées de faire signer toutes les personnes qui ont participé à la réunion. Ce procès verbal signé reprend les résolutions qui ont été admises ou refusées et le résultat de chaque vote. Si les débats le permettent, il est également indiqué d’expliquer le cheminement de la délibération, toujours utile si une erreur matérielle s’est glissée dans la retranscription des décisions. C'est également très utile lorsqu'une décision est contestée devant le Juge de paix, cela permet de connaître l'état d'esprit de l'assemblée lors du vote d'une résolution. Sinon, la pratique de compléter les décisions prises par un compte rendu rédigé après l'assemblée générale n'est pas contestée. Généralement, ce compte rendu n'est pas repris dans la consignation des décisions au registre de l'association.