Budget prévisionnel de copropriété du fonds de roulement & du fonds de réserve obligatoire aux assemblées générales

La confection d'un budget prévisionnel du fonds de roulement et du fonds de réserve par le syndic est devenue une priorité par le législateur, les travaux préparatoires citent : « Le présent projet de loi part de l’idée que l’association des copropriétaires doit développer une perspective davantage axée sur le long terme. Cela se manifestement dans la nouvelle obligation de consacrer chaque année une part déterminée de la contribution au fonds de réserve, mais aussi de la règle suivante ; il incombe au syndic d’inscrira la perspective à long terme à l’ordre du jour lorsqu’il estime nécessaire. Le fait de soumettre le planning pluriannuel à l’assemblée générale s’inscrit dans la bonne gestion du syndic, certainement en raison de l’intervention financière dans le fonds de réserve. » Projet de loi portant diverses dispositions en matière de droit civil et portant modification du code judiciaire en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution de litiges, exposé des motifs, Doc. Parl., Chambre, sess. Ord. 2017-2018, n°54-2919, p.219.

Budget prévisionnel de copropriété

Pour rappel également, l’article 578, paragraphe dispose: "18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir. "

La jurisprudence et la doctrine établissent :

- « Obligation du syndic de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l 'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.] (Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.)» (Art. 577-8, par. 4, 18°C.civ.). ü Le droit de la copropriété "Nouvelle édition incluant les modifications de la loi du 18 juin 2018 » Martine Wahl P 337 - Wolters Kluwer)

- « Sont irrégulières, les décisions qui ne font pas l'objet d'un vote formel constaté dans le procès- verbal et dont il est impossible de détecter si la majorité absolue a été obtenue ainsi que celles portant sur un appel de fonds exceptionnel et une augmentation des charges, qui ne sont pas précédées de la communication d'un budget prévisionnel de nature à les justifier ». (J.P. Schaerbeek (2) n° 12°1773, 26 mai 2014, R.C.D.I. 2015, liv. 1, 66).

- Il a par ailleurs été jugé que, le budget prévisionnel contenant un planning de l’avenir de la copropriété pour une période d’un an, lequel et établi sou forme chiffrée, ce qui se traduit par la contribution de chaque copropriétaire, il doit nécessairement être joint à la convocation, afin de permettre aux copropriétaires de l’examiner avant de passer aux votes et de formuler si nécessaires des observations. A défaut de respecter une telle exigence, la décision doit être déclarée irrégulière (J.P. Bruxelles, 4ème canton, R.C.D.I. 2014, liv. 2, p. 25).

- "le syndic est ainsi désormais tenu d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale un point reprenant les travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir, cette nouvelle obligation découlant du nouvel article 577-8, § 4, 18°, du Code civil.À nouveau, cette mission s’inscrit, à notre sens, dans l’attention particulière portée par le législateur au vieillissement du parc immobilier, les copropriétaires étant désormais informés (à tout le moins lors de l’assemblée générale) de la nécessité d’entreprendre dans un futur plus ou moins proche d’importants travaux touchant les parties communes." Dimitri OLDENHOVE, Karim BERRADA, Timo TALLGREN, L’évolution des acteurs de la copropriété, Jurim Pratique - Revue pratique de l'immobilier, 2019/3 - 17 novembre 2020, page 92

- 'Les travaux préparatoires indiquent concernant cette contribution, vue comme une obligation de principe pour les copropriétaires (qui peuvent toutefois, à certaines conditions, s’enexonérer), qu’elle résulte de l’idée que, d’une part, il convient derenforcer «l’efficacité de la copropriété sur le plan financier, étant donné qu’elle permettra demieux répartir les gros frais dans le temps »(25) et que d’autre part, l’association doit développer une perspective davantage axée sur lel ong terme(26). Cette idée soutenue par le législateur de 2018 se traduit, certes, dans la nouvelle obligation financière qui veut que les copropriétaires consacrent chaque année une part déterminée du budget de la (21)Depuis la loi du 18 juin 2018.(22) Définitions qui étaient précédemment reprises à l’article 577-11, § 5, al. 2 et 3, C. civ. (dis-position consacrée à la mutation d’un lot).(23)Voy. pour le droit transitoire spécial attaché à cette disposition, l’article 179, alinéa 7, de la loi du 18 juin 2018 lequel énonce que « L’obligation de l’article 577-5, § 3, du Code civil de constitution de fonds de réserve s’applique également immédiatement, pour les exercices comptables complets qui suivent l’entrée en vigueur de la présente loi, aux bâtiments dont les parties communes ont été provisoirement réceptionnées depuis au moins cinq ans à la date d’entrée en vigueur du présent titre ».(24)Notons que plusieurs orateurs auditionnés à la chambre, notamment le représentant de CIB Vlaanderen et celui de l’UVS, ont déploré la possibilité de dérogation à cette obligation qu’offre le nouveau texte de loi et ont précisé qu’en pratique, le pourcentage retenu, à savoir 5 % de la totalité des charges communes ordinaires, semble insuffisant pour financer les travaux de rénovation et de restauration nécessaires dans bien des immeubles, voy. Doc. parl., Ch. repr., sess. ord. 2017-2018, 5e sess., 54e législature, no 2919/006, pp. 113 et 116, www.lachambre.be.(25) copropriété àune contribution au fonds de réserve, mais également dans la règle nouvelle selon laquelle, il incombe désormais au syndic d’inscrire la pers-pective à long terme à l’ordre du jour de l’assemblée générale, lorsqu’il l’estime nécessaire. Le fait de soumettre le planning pluriannuel de la copropriété, à l’assemblée générale, s’inscrit dans la bonne gestion d’une association par son syndic mais elle permet aussi d’éclairer les copropriétaires sur les besoins definancement du fonds de réserve, et ce afin de leur permettre, le moment venu, de faire face aux dépenses de travaux exceptionnels à venir lesquelles émerge-ront,la plupart du temps, du planning pluriannuel présenté par le syndic(27). Si le syndic a désormais la mission de mettre ce planning àl’ordredu jour,lorsqu’il l’estime nécessaire, «l’examen et la concrétisation de ce planning» relèvent de la compétence exclusive de l’assemblé générale, organe décisionnel souverain de l’association (sauf en matière d’actes conservatoires et d’adminis-tration provisoire(28)).' Revue de la Faculté de droit de l’Université de Liège – 2019/3 ◆ 565 Finances et conflits : solidarité et efficacité dans la pratique belge ?Arianne saL véMaître de conférences à l’ULiège Avocate

Une bonne gestion requière la préparation d’un budget prévisionnel du fonds de réserve et il doit contenir une prévision de toutes les dépenses auxquelles les copropriétaires seront confrontées. En outre, les dispositions relatives à la copropriété sont impératives.

Chouette article à ce sujet sur le droit francais mais similable à 95% en Belgique

COMMENT ÉTABLIR LE BUDGET PRÉVISIONNEL DE SA COPROPRIÉTÉ ?

Mounia Abanou Juriste Qu'est-ce que le budget prévisionnel d'une copropriété ? (matera.eu)

Le budget prévisionnel d’une copropriété sert à couvrir toutes les dépenses courantes pour faire fonctionner la copropriété correctement. Quelles sont les charges à inclure dans le budget prévisionnel ? Comment préparer et voter ce budget ? On vous explique tout dans cet article dédié.

Sommaire Budget prévisionnel : de quoi s’agit-il ?Quelles charges inclure dans le budget prévisionnel ?Quelles charges exclure dans le budget prévisionnel ?La préparation du budget prévisionnelLe vote du budget prévisionnelAppels de fonds et budget prévisionnel : quelles sont les règles ?Les risques d’un budget prévisionnel sous-estiméPeut-on réajuster le budget prévisionnel en cours d’année ?

Budget prévisionnel : de quoi s’agit-il ?

En copropriété, il y a des dépenses courantes à couvrir pour assurer la bonne tenue de l’immeuble. Ces dépenses sont réparties entre les copropriétaires de l’immeuble. Pour les planifier, le syndic de copropriété et le conseil syndical établissent un budget prévisionnel de l’année à venir.

Quelles charges inclure dans le budget prévisionnel ?

Conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, le budget prévisionnel d’une copropriété doit couvrir les dépenses courantes suivantes :

• Les honoraires de syndic si vous faites appel à un syndic professionnel pour la gestion de votre copropriété

Bon à savoir : En optant pour un syndic coopératif, vous réalisez des économies pérennes sur vos charges de copropriété. Matera peut vous aider ! Contactez-nous pour avoir plus d’informations.

• Les frais de nettoyage des parties communes

• Le coût des maintenances et petites réparations : par exemple, le remplacement de la chaudière, la réparation de l’ascenseur ou même le changement des ampoules

• Les vérifications périodiques réglementaires comme l’ascenseur par exemple

• Le prix de l’assurance de copropriété

• Les dépenses d’énergie

• La rémunération du gardien et du jardinier le cas échéant

Bon à savoir : Pour n’oublier aucun poste de dépense, référez-vous au budget de l’année N-1 !

Obtenir un devis personnalisé

Quelles charges exclure dans le budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel exclue toutes les dépenses exceptionnelles effectuées pour la copropriété. Il peut s’agir notamment des postes suivants :

• Les gros travaux d’amélioration : le ravalement d’une façade, la réfection des toitures ou encore les travaux de rénovation énergétique n’entrent pas dans le budget prévisionnel. Ces travaux devront être votés au cas par cas en assemblée générale.

• Les études techniques telles que les diagnostics ou consultations.

La préparation du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est préparé de concert par le syndic de copropriété et le conseil syndical. À noter que si vous êtes en syndic coopératif, le président-syndic se charge d’établir le budget prévisionnel avec l’ensemble des conseillers syndicaux.

Pour établir un budget prévisionnel, il est essentiel de se concentrer sur les deux choses suivantes :

• Pour les dépenses récurrentes déjà engagées à l’année N-1, vous pouvez vous baser sur le montant payé antérieurement, à condition que le montant n’ait pas été contesté par un copropriétaire lors de l’assemblée générale. Nous vous recommandons toutefois d’appliquer sur ce montant une légère augmentation pour éviter les mauvaises surprises.

• Pour les nouvelles dépenses ou pour les dépenses qui vous ont semblé démesurées en année N-1, mettez en concurrence des prestataires et demandez plusieurs devis pour choisir le prestataire au meilleur rapport qualité-prix.

Bon à savoir : Matera vous accompagne dans la renégociation de vos contrats fournisseurs pour vous obtenir le meilleur prix et les meilleures prestations sans aucun surcoût.

Le vote du budget prévisionnel

C’est lors de l’assemblée générale annuelle que se vote le budget prévisionnel de l’année à venir pour la copropriété. À noter que le budget prévisionnel est établi pour un exercice comptable sur 12 mois.

Le vote doit avoir lieu 6 mois avant l’exercice comptable concerné et doit être approuvé à la majorité simple.

Bon à savoir : Lors des débats en assemblée générale, chaque poste de dépense peut donner lieu à des discussions entre copropriétaires.

Appels de fonds et budget prévisionnel : quelles sont les règles ?

Le budget prévisionnel est partagé entre tous les copropriétaires de l’immeuble qui doivent des provisions sur charges. Ces provisions sont prennent la forme d’appels de fonds qui sont envoyés à chaque copropriétaire tous les trimestres pour leur réclamer les sommes dues.

Voici les grands principes de répartition et de paiement des charges de copropriété :

• Chaque copropriétaire paye à proportion de sa quote-part des parties communes de l’immeuble. La quote-part est définie par la clé de répartition et exprimée en tantièmes et millièmes. Elle est inscrite dans le règlement de copropriété.

• Les sommes dues sont exigibles par provision chaque trimestre. Ainsi, chaque versement correspond à un quart de la somme totale due par le copropriétaire, somme si l’assemblée générale a défini des modalités de provisionnement différentes.

• Les sommes sont exigibles le 1er jour de chaque trimestre de l’année en cours, sauf si l’assemblée générale vote un échéancier différent.

Attention ! Si certains copropriétaires ne paient pas leurs charges en temps et en heure, ils deviennent débiteurs. Vous pouvez les relancer à l’amiable dans un premier temps puis engager des procédures contentieuses. Matera se charge de toute la procédure de recouvrement d’impayés sans frais supplémentaires.

Les risques d’un budget prévisionnel sous-estimé

Il est important que le budget prévisionnel soit aussi précis que possible. En effet, si le budget prévisionnel est sous-estimé, la copropriété s’expose aux risques suivants :

• Créer des impayés de charges importants en imposant un cinquième appel de fonds non prévu par les copropriétaires

• Être dans l’impossibilité de payer les fournisseurs et créer de la dette

• S’exposer à une dégradation de l’immeuble, faute de pouvoir effectuer la maintenance nécessaire

• Mettre en situation débitrice le compte bancaire de la copropriété.

Attention ! Un budget prévisionnel surestimé n’est également pas une bonne chose car les copropriétaires pourraient être énervés d’avoir investi de l’argent « en trop » pour la copropriété.

Peut-on réajuster le budget prévisionnel en cours d’année ?

Si vous avez sous-estimé ou surestimé le budget prévisionnel, pas de panique ! Vous pourrez toujours le réajuster en cours d’année comptable. Pour cela, établissez un nouveau budget pour l’année en cours et soumettez-le au vote de l’assemblée générale.

26 novembre 2020

ÉCRIT PAR Mounia AbanouJuriste

Comptabilité et Gérance d'une copropriété

http://copropriete-ejuris.be/copropriete-comptabilite-gerance.shtml

Difficultés dans la gérance de l'association :

Si vous souhaitez obtenir un contrôle dans la gestion de votre copropriété, vous pouvez contacter notre Support juridique online

- Corinne Mostin : "Le consultation des comptes de l'association des copropriétaires : Par qui et comment ?" RCDI 2008, p. 7; Résumé :

"Chaque copropriétaire a le droit de consulter les documents comptables de la copropriété, suivant les modalités fixées par les statuts, l'assemblée générale et à défaut en concertation avec le syndic, pour autant que ce droit soit exercé de manière raisonnable. Le contrôle de la gestion par l' assemblée générale et éventuellement le conseil de gérance ne le prive pas de ce droit. En procédant à l'examen des documents comptables, le copropriétaire ne peut toutefois s'immiscer dans la gestion et donner des injonctions au syndic. La dissociation du droit pour un copropriétaire de consulter les documents comptables de la copropriété de celui de contrôler la gestion du syndic permet de concilier les droits respectifs des copropriétaires et de ses organes."

Quelle comptabilité pour une copropriété ?

Avec la nouvelle loi du 6 mai 2010, les dispositions de l'article 577-8, §4, le syndic doit :

"17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normaliséà établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires; 18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonc¬tionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets".

D'autre part, quel que soit la taille de la copropriété, chaque gestionnaire devra ouvrir un compte distinct pour la gestion du fonds de roulement et pour la gestion du fonds de réserve.

Problématique

Il fallait bien reconnaître que la comptabilité des syndics était très peu uniforme. Il n’existait d'ailleurs aucune disposition légale, à l'instar de la france, quant à la tenue de la comptabilité dans la gestion d’une copropriété, ou plus précisément dans la gestion d’une association des copropriétaires.

On constatait généralement que la présentation des documents comptables était différente d’un syndic à l’autre, et qu‘il était souvent très difficile pour les copropriétaires de pouvoir s’y retrouver. C’est la raison pour laquelle le législateur impose, depuis la nouvelle loi, aux associations d'au moins vingt lots l'utilisation dans la gestion des comptes du plan comptable minimum normalisé. Cette application obligatoire permettra aux copropriétaires, lors de changements fréquents de syndic, de conserver une vision plus uniforme et mieux structurée dans la gestion de leur copropriété.

Pour les copropriétés plus petites, elles pourront toujours continuer à administrer leurs comptes de manière simplifiée, reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;

Il faut malheureusement reconnaître, que tous les programmes informatiques mis à la disposition des syndics professionnels manquent également d’uniformité, ce qui n’est pas sans poser de sérieux problèmes lors de la transmission de la gestion avec le nouveau syndic.

Nous examinerons brièvement dans le cadre de ce menu, comment tenir la comptabilité des comptes des copropriétaires, et quels sont les divers comptes de bilan que l’on devrait retrouver dans la comptabilité d’un syndic.

Systèmes comptables généralement utilisés

Suivant l’importance de la copropriété, on relève dans la pratique deux systèmes comptables généralement utilisés par les syndics : les comptabilités avec décomptes annuels d’une part et les comptabilités avec décompte périodique d’autre part. Ce dernier système permet aux copropriétaires de recevoir périodiquement leurs décomptes suivant l’usage établi par la copropriété ou encore par le syndic lui-même : semestriellement, trimestriellement, bimensuellement ou mensuellement... Cela présente un avantage aussi bien pour les copropriétaires qui suivent la gestion de leur copropriété, que pour le syndic, qui peut ainsi étaler son travail comptable et ne pas avoir une surcharge de travail aux mêmes périodes.

Concernant les décomptes annuels, ce système se rencontre surtout dans des copropriétés importantes, et cela permet d’éviter au syndic un alourdissement administratif conséquent, contraint d’adresser périodiquement tous les documents de gestion. Ainsi, dans le cadre de décomptes annuels, le syndic transmet chaque début de trimestre un appel de provisions de charges et transmet chaque année un décompte appelé généralement « clôture annuelle ».

Documents à transmettre aux copropriétaires

Que ce soit un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel, il est d’usage que le syndic transmette les documents suivants :

1. -Explication des dépenses de l’ensemble de la copropriété (justificatifs) 2. -Bilan comptable à la date de clôture 3. -Décompte de chaque copropriétaire : deux genres de décompte peuvent se présenter. Soit un tableau de répartition ou soit un décompte individuel. Le tableau de répartition est souvent établi pour de petites copropriété, et permet d’avoir une vue générale des sommes dues par les autres copropriétaires. Le tableau de répartition permet également d’y reprendre les retards de paiement des copropriétaires ; Chaque copropriétaire est ainsi informé de la situation comptable des autres copropriétaires. Le décompte individuel doit reprendre, pour chacune des rubriques reprises dans l’explication des dépenses, l’intitulé de la rubrique, la dépense totale de l’immeuble pour cette rubrique, les quotités totales qui seront utilisées pour cette rubrique, les quotités relatives au bien, le montant imputé au copropriétaire dans cette rubrique. 4. -Détail de certains comptes : Généralement le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L’explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou de crédit et le solde de période 5. -Autres documents produits : Certains syndic donnent d’autre informations qui ne sont toutefois pas vraiment nécessaires pour tous les copropriétaires, même si ces informations devraient être contrôlée par le vérificateur aux comptes. Il s’agit des détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, etc… Lorsqu’il y aura des comptes de chauffage et/ou eau froide et/ou eau chaude, on transmettra à chaque copropriétaire la feuille de consommation privatives, généralement établie par une société de relevé de compteurs (Caloribel, Istat, Energy control,…)

Catherine Halluent