Possible de corriger le procès-verbal d'une assemblée générale d'une copropriété après?

Base légale sur le procès-verbal d'une assemblée générale d'une copropriété : § 10. Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. 08/2020 9 / 21 A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de séance Introduction Le syndic doit rédiger le procès-verbal de manière suffisamment détaillée pour que le contrôle de sa régularité soit possible. Chaque délibération consignée au procès-verbal d’une assemblée générale doit mentionner la majorité à laquelle la décision a été prise.

La mention que l’assemblée générale a approuvé la décision à la majorité requise ne permet pas au tribunal de vérifier si la décision a effectivement été prise à la majorité requise, à défaut de mentionner de quelle manière le vote s’est déroulé.

La jurisprudence et la doctrine établissent ;

« Ce procès-verbal doit comporter, l'indication du lieux où l'assemblée s'est réunie et de l'heure à laquelle la séance s'est ouverte, l'indication de l'identité des personnes présentes et indication du quorum de présence atteint, la composition du bureau, l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, l'indication des décisions prises et des réserves, l'indication du quorum atteint, l'indication des incidents de la séance, les annexes... Le secrétaire de séance (le syndic très souvent) devra rédiger avec beaucoup de rigueur le procès-verbal, afin qu'il reflète avec exactitude la teneur de la délibération.

Ces annexes sont composées de tous les documents qui ont servi aux décisions de l'assemblée générale. Il est indispensable de les paginer et de les faire parapher par le bureau afin d'en garantir leur intangibilité. En effet certains documents peuvent avoir une portée inexacte avec la réalité, et trompé légitimement certains copropriétaires dans leur délibération (décision frauduleuse). » (http://www.copropriete-ejuris.be/l-assemblee-generale-associations.shtml#quorumà

De nombreuses mentions n’ont jamais été dites en séance, et la rédaction de celle-ci par le syndic démontre des imprécions dans la déclaration de faits mais aussi dans la nature des délibérations claires, intangibles et ne pouvant pas laisser à interprétation.

Les annexes au procès verbal sont manquantes. « Il importe que tous les documents qui ont servi au cours de l’assemblée soient conservés précieusement. Il s’agit notamment des procurations, des bulletins de vote, feuilles des présences, etc. Logiquement, ces documents seront annexés au procès verbal et seront, le cas échéant, également signés ». Eric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copriété, Larcier

Corriger une faute dans le p.-v. par la suite, c’est possible ?

https://www.monastucesetconseils.be/2019-04/corriger-une-faute-dans-le-p-v-par-la-suite-c-est-possible-WAACIOAR_EU23100601?articleview=related

Depuis 2010, le p.-v. doit être établi à l’issue de l’assemblée générale. Et si, en tant que syndic, vous remarquez par la suite qu’une erreur s’y est glissée ? Pouvez-vous la corriger ? Un juge s’est récemment prononcé sur la question...

L’intérêt d’un p.-v. correct

Le rapport de l’assemblée générale. En tant que syndic, vous devez rédiger un rapport de l’assemblée générale. C’est ce qu’on appelle le procès-verbal (p.-v.). Il est très important qu’il soit correct, car les décisions prises lors de l’assemblée sont obligatoires pour tous les copropriétaires.

Qu’est-ce qui doit y figurer ? Il est important, bien entendu, que les décisions prises par l’assemblée générale soient correctement mentionnées. Il n’est pas nécessaire d’y inclure tous les arguments avancés lors des débats, pour autant que la décision elle-même, ainsi que la majorité par laquelle la décision a été prise et les noms des copropriétaires qui ont voté contre la décision ou se sont abstenus, soient clairement indiqués.

Attention ! Si vous n’indiquez pas les majorités obtenues, ou si les décisions ne sont pas clairement formulées, vous risquez de le voir annuler.

Lecture et signature. Depuis 2010, le procès-verbal doit être lu à l’issue de l’assemblée, puis signé par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents.

Attention ! L’intérêt de la lecture du procès-verbal, c’est que toutes les personnes présentes puissent vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs. De plus, les faire signer par la suite rend le procès-verbal «authentique» et définitif.

Et s’il contient une faute ?

Pouvez-vous la corriger par la suite ? Ce n’est pas prévu par la loi, et ce n’est donc, en principe, pas possible. En apportant des modifications subséquentes au procès-verbal, en tant que syndic, vous vous mettez de toute façon en situation périlleuse. Il vaut donc mieux ne pas le faire.

Bon à savoir. Si un copropriétaire est désavantagé par des mentions erronées, il peut contester le procès-verbal dans un délai de quatre mois, et éviter ainsi que la décision ne devienne définitive.

Attention ! Si le procès-verbal de l’assemblée générale contient une erreur importante, mieux vaut convoquer une nouvelle assemblée pour y remédier. Vous pouvez aussi, éventuellement, organiser un vote écrit, par lequel tous les copropriétaires acceptent expressément l’amendement.

Un juge s’est récemment montré plus souple... Après l’assemblée générale, un syndic a constaté qu’un copropriétaire, qui avait donné une procuration à plusieurs personnes présentes, n’était mentionné que pour une partie de ses quotités. Il corrigea donc les participants et les résultats des votes, et consigna cette modification. Par conséquent, cela modifia les décisions adoptées sur un certain nombre de points. Or, l’une de celle-ci concernait la prolongation de son mandat de syndic, ce qui est bien évidemment fort délicat. Un copropriétaire mécontent de ces adaptations contesta par la suite ce «nouveau» procès-verbal. Heureusement, le juge s’est montré assez raisonnable.

L’erreur était évidente. Le juge (JP Furnes-Nieuwpoort, 23.10.2018) considéra, dans cette affaire, que l’adaptation était justifiée parce qu’il n’y avait vraiment aucune discussion sur le fait qu’il s’agissait effectivement d’une erreur. Tout le monde pouvait facilement vérifier que les parts d’un copropriétaire avaient été mal calculées.

Comme le procès-verbal est définitif, il ne peut, en principe, plus être modifié après la réunion. En tant que syndic, jouez la sécurité et convoquez une nouvelle assemblée, ou demandez l’accord explicite de tous les copropriétaires. Le juge est parfois un peu plus souple s’il s’agit d’une erreur manifeste.