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Améliorer et contrôler la gestion d'une copropriété
- Syndic
- 9 mars 2021
- 8 min de lecture
Article francais intéressant applicable en Belgique.
Améliorer et contrôler la gestion d'une copropriété
Comment contrôler et améliorer la gestion d'une copropriété. Conseils pratiques et recommandations pour payer moins de charges.
SOMMAIRE
La gestion des charges de copropriété
La gestion des impayés de copropriété
La gestion du personnel de la copropriété
La gestion des travaux de copropriété
La gestion financière de la copropriété
La gestion d'une copropriété est une tâche lourde, délicate et souvent complexe. Les copropriétaires ont donc tout intérêt à collaborer activement avec le syndic professionnel ou le syndic bénévole, pour améliorer la qualité de cette gestion. Sans prétendre à l'exhaustivité, voici les principaux points à suivre de près, tels que les souligne l'Association des Responsables de Copropriété (Arc). Comment gérer les charges de copropriété ? Entreprises et prestataires Les entreprises chargées d'effectuer des travaux ou d'assurer l'entretien doivent remettre des devis et des factures détaillés et précis. C'est la seule façon de pouvoir comparer les prix pour une éventuelle mise en concurrence et de contrôler la réalité des prestations. C'est le retour des Super Deals chez VOO ! En savoir plus L'assemblée des copropriétaires doit définir un montant au-delà duquel le syndic doit consulter le conseil syndical avant d'engager des dépenses courantes ou de maintenance. Cette consultation obligatoire est un bon moyen de limiter les dérapages... Le prix des fournitures (fioul, sacs poubelles, ampoules, etc.) doit toujours être négocié d'autant plus que la comparaison est ici plus facile puisque la qualité de la prestation n'entre pratiquement pas en jeu. Il faut donc vérifier que le syndic met régulièrement en concurrence ses fournisseurs habituels. Il en est de même pour les différents contrats (entretien, maintenance, assurance, etc). Certes, la qualité de la prestation est ici fondamentale. Mais rien n'empêche une mise en concurrence régulière, ne serait-ce que pour mieux négocier avec son prestataire habituel. Il est donc important que le conseil syndical et le syndic disposent de tous les contrats en vigueur (y compris les plus anciens qui sont parfois égarés...). La connaissance de ces contrats permettra notamment de vérifier si les clauses d'augmentation des prix sont bien respectées ou si elles ne sont pas trop défavorables à la copropriété. Assurances Les primes d'assurance sont souvent sujettes à de brusques augmentations. Un bon gestionnaire ne doit pas hésiter à négocier avec son courtier ou son assureur, qui disposent d'une certaine marge de manoeuvre pour limiter ces hausses, voire même pour réduire le montant de certaines primes. Là encore, un bilan et une mise en concurrence s'imposent de façon régulière. Toujours sur le plan des assurances, il arrive que le syndic n'effectue pas toutes les déclarations de petits sinistres. Souvent pour éviter des augmentations de prime, mais aussi parfois par négligence pour éviter des formalités fastidieuses. Mais il n'y a aucune raison de renoncer à des indemnités, même modiques... Le bon plan pour votre abonnement NET, TV & MOBILE VOO descend le prix de son pack TRIO à 29,50€/mois pendant 6 mois, au lieu de 72,95€/mois. Profitez de ce Super Deal ! Infos et conditions sur voo.be En savoir plus Eau et électricité Sous prétexte que l'électricité est un service public, on oublie souvent de vérifier ce poste de charges. C'est oublier qu'un contact avec EDF peut permettre d'obtenir des économies non négligeables en adaptant les tarifs et la puissance aux besoins réels. Les dépenses d'eau sont plus difficilement maîtrisables. Un bon gestionnaire peut toutefois vérifier la consommation en la comparant d'une année sur l'autre ou en appliquant des ratios par type de logement. C'est un bon moyen d'identifier des éventuelles anomalies (fuites dans les parties communes ou privatives, surconsommation de certains copropriétaires, etc.) et de prendre les mesures adéquates. Si ce n'est pas déjà le cas, l'installation de compteurs individuels est sans doute un des meilleurs moyens d'économiser sur ce poste de charges. Chauffage Le chauffage est aussi un poste de dépenses important. Là encore, l'analyse des consommations permet de détecter certaines dérives (appareils de régulation défectueux, rendement insuffisant de la chaudière, etc.) et d'y remédier. Bon à savoir : pour comparer la rigueur de chaque hiver, les services de Météo France utilisent une unité baptisée « degré-jour-unifié ». Cette donnée peut permettre de comparer les consommations d'une année sur l'autre. Comment gérer les impayés ? Protocole et échéancier L'assemblée des copropriétaires peut mettre en place un protocole de recouvrement des charges de copropriété qui fixe les délais de paiements, les possibilités d'échéancier, les sanctions applicables. C'est une précaution utile pour éviter tout laxisme sur ce plan. A condition naturellement que le syndic en applique les règles... Là encore, un bon gestionnaire veillera à ce que les dispositions prévues soient mises en oeuvre de façon stricte, conformément aux décisions de l'assemblée. L'application de ces règles n'empêche pas une certaine souplesse. Même si le syndic ne connaît pas personnellement tous les copropriétaires, il peut consulter le conseil syndical sur l'identité des débiteurs. Cette concertation permettra de mettre en oeuvre des procédures adaptées au cas de chacun : un échéancier pour le copropriétaire en proie à de réelles difficultés, une mise en demeure plus vigoureuse pour le copropriétaire indélicat... Cette concertation est également indispensable pour dresser un point régulier sur le montant réel des impayés en cours. Ce qui est aussi une façon d'apprécier l'efficacité du syndic sur ce point... L'identité des débiteurs est parfois difficile à obtenir. C'est pourtant une obligation légale : le syndic est tenu de fournir leur liste à tous les copropriétaires lors de l'envoi de la convocation à l'assemblée générale annuelle (art. 11 du décret du 17 mars 1967). Procédure de recouvrement Le recouvrement des impayés finit par coûter cher à la collectivité des copropriétaires. Il faut donc veiller à appliquer strictement les dispositions légales. Les frais ainsi récupérés étant destinés à la copropriété, certains syndics oublient parfois de comptabiliser des intérêts de retard dès la première mise en demeure par recommandé avec AR ou par commandement d'huissier. Il ne faut pas non plus oublier que ces frais de mise en demeure sont à la charge du débiteur, de même que les éventuelles pénalités prévues par le règlement de copropriété. A une lettre comminatoire d'un avocat, chère et souvent inefficace, il faut préférer le commandement d'huissier, dont le tarif est encadré, qui peut être mis à la charge du débiteur et qui peut déboucher sur une assignation au tribunal. Toujours pour éviter des frais d'avocat, mieux vaut privilégier la procédure simplifiée de l'injonction de payer qui permet d'obtenir un titre exécutoire. Quand elle devient inévitable, l'action en justice classique exige généralement le recours à un avocat. Mais cela ne dispense pas pour autant le syndic de suivre de près l'affaire en question. L'encombrement des tribunaux n'explique pas tout : pour limiter les « lenteurs de la justice », il faut veiller à fournir des dossiers complets à l'avocat, le relancer régulièrement, suivre les procédures, contrôler l'exécution des jugements obtenus... Comment gérer le personnel ? Bénévole ou professionnel, le syndic se doit d'être également un bon chef du personnel en présence de gardien ou d'employés d'immeuble. A lui de vérifier si le contrat de travail est bien appliqué dans l'intérêt de la copropriété. A lui aussi de vérifier aussi que le travail effectué correspond bien à l'état actuel de l'immeuble, les tâches pouvant évoluer avec le temps. Exemple : il n'est pas rare que le contrat de travail d'un gardien prévoit la distribution du courrier aux occupants alors que l'immeuble s'est doté de boîtes à lettres. Une modification s'impose alors afin de mieux occuper le temps de cet employé. Hors convention collective, les augmentations de salaires et les éventuelles primes doivent être décidées par l'assemblée générale. Le syndic n'a pas à faire payer à la collectivité le prix de sa propre générosité... Bien que la loi dispose que le gardien est employé du syndicat des copropriétaires et non du syndic, ce dernier dispose d'une autorité directe sur lui. Mieux vaut éviter de lui confier des pouvoirs en assemblée afin d'éviter toute confusion d'intérêts. Comment gérer les travaux ? Carnet d'entretien Etant responsable de la gestion des travaux, il est indispensable que le syndic effectue régulièrement (ou fasse effectuer) des visites techniques pour détecter les éventuels problèmes ou signes de dégradation. Ce type de démarche est le meilleur moyen de parvenir à une programmation efficace des travaux à venir. L'idéal est de mettre en place (et de remplir avec soin) un « carnet d'entretien » (comme celui édité par l'ARC) pour disposer d'une vue complète et permanente des travaux prévisibles ou réalisés. Fonds de prévoyance Il est également conseillé de mettre en place une sorte de « fonds de prévoyance » alimenté par des appels de fonds modiques mais réguliers ou par des recettes exceptionnelles (excédents de charges, etc.). Cela permettra de mieux financer et programmer les travaux, et donc de mettre plus facilement les entreprises en concurrence. Le manque d'anticipation est très souvent le signe d'une gestion déficiente. Gros travaux Pour les gros travaux, il vaut mieux éviter de soumettre directement des devis à l'assemblée qui risque de choisir systématiquement le moins cher. Un bon gestionnaire conseillera plutôt de faire appel à un technicien (architecte, etc.) afin d'élaborer un cahier des charges préalable qui sera discuté avec le conseil syndical. Une fois l'appel d'offres effectué sur cette base, l'assemblée pourra choisir en meilleure connaissance de cause. Choix de l'entreprise La sélection de l'entreprise est naturellement importante. Là encore, le conseil syndical devra veiller à ce que les prestataires soient réellement mis en concurrence pour éviter le favoritisme ou tout simplement la routine... Un des critères à vérifier est naturellement la solvabilité des entreprises, leurs assurances et leur conformité vis-à-vis des obligations légales (charges fiscales et sociales, etc.). Comment se gèrent les finances de la copropriété ? Trésorerie Une saine gestion suppose une trésorerie saine, c'est-à-dire équilibrée. Une trésorerie largement supérieure aux besoins est souvent mauvais signe. Cela signifie que les fournisseurs sont peut-être payés en retard, que le budget prévisionnel n'est pas assez précis, que les comptes créditeurs sont trop importants (indemnités d'assurance non reversées, solde des comptes-travaux gelés, etc.)... Si cette trésorerie est placée, cela peut aussi signifier que le syndic préfère faire « travailler » les fonds de la copropriété à son profit alors qu'il pourrait alléger la charge financière des copropriétaires. A l'inverse, une trésorerie insuffisante laisse supposer certains problèmes à examiner de près : les dates d'envois des appels de charges, les dates de paiement, le montant des impayés, les éventuelles créances de la copropriété qui lui restent à percevoir (indemnités d'assurance, etc.), le montant réel des dépenses engagées, etc. Retards de paiement Dans certaines copropriétés, les fournisseurs et prestataires sont souvent payés avec retard. Conséquences : ils sont donc amenés à majorer d'une manière ou d'une autre leurs prix pour compenser ce déficit de trésorerie, et les travaux urgents ou d'entretien courant sont parfois difficiles à engager. Ces retards de paiement peuvent provenir d'une trésorerie insuffisante. Ils peuvent aussi résulter de la politique de gestion financière du syndic. Quelle qu'en soit la cause, mieux vaut éviter ces dysfonctionnements, qui sont finalement préjudiciables à la copropriété. Appels de fond NEWSLETTERVoir un exempleUne pratique courante consiste à attendre d'avoir encaissé l'ensemble des appels de fonds avant d'engager les travaux concernés. Résultats : les travaux sont différés, ce qui peut entraîner certains surcoûts techniques, les copropriétaires qui ont payé sont mécontents, tandis que ceux qui n'ont pas payé attendent le début des travaux pour s'exécuter. On crée ainsi un cercle vicieux préjudiciable à la copropriété. Dans la pratique, un syndic efficace ne doit pas attendre de disposer de l'ensemble des fonds pour engager les travaux.
Matthieu Blanc Mis à jour le 22/02/21 11:56Réalisé en collaboration avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction d’Éric Roig, diplômé d’HEC