Abus dans les factures et honoraires par le syndic dans le décompte des charges de copropriété - contrat et tarif - surfacturation et dépenses indues, dépenses irrégulières

Des factures de syndics avec de frais supplémentaires ou des facturations au temps passé non conformes à la réalité

Le contrat avec le syndic définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires que le syndic peut facturer aux copropriétaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. (article 3.89. c § 1er du code civil)

Ainsi, en théorie, lors de la mise en concurrence des contrats de syndics (article 3.88 code civil), l’assemblée générale doit négocier avec le syndic le tarif des prestations. Or, dans la pratique, les syndics essaient d’imposer leur politique commerciale en présentant des modalités de facturation difficilement contrôlables comme des vacations au temps passé ou bien une rémunération au pourcentage des montants récupérés. L’intérêt de cette stratégie est de pouvoir surfacturer une prestation en considérant qu’elle a été réalisée par exemple en dix heures alors qu’elle n’en a réclamé que trois. En effet, qui est en mesure de vérifier les dires du syndic ? D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestations qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées à un coût fixe alors que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées à la vacation.

Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 82).

Principaux abus

– Surestimation du temps passé pour réaliser une tâche.

– Une heure débutée équivaut à une heure facturée.

– Heure facturée à la demi-heure près.

- Réalisation de prestations ou de facturations pas prévues par le contrat et non décidées par l'assemblée générale

Préconisations

- - Mettre en concurrence et comparez les contrats du syndic qui définit les facturations, les services de base et les services complémentaires donnant a une surfacturation

- Réévaluez vos contrats par rapport aux besoins de la copropriete chaque année ou tous les 3 ans

- Les missions légales et de base du syndic doivent être comprises le plus possible dans le prix de base

- Vérifiez la comptabilité et les factures chaque année et a chaque assemblée générale et demandez les justificatifs

- Les copropriétaires devront réclamer pour l’ensemble des prestations supplémentaires assurées par le syndic une facture précisant la nature de l’intervention et surtout le temps exact passé à l’effectuer, et ce, à la minute près.

- Le président de l’assemblée générale devra préciser dans le procès-verbal l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale afin de pouvoir calculer au plus près le temps supplémentaire à facturer.

- Seuls les horaires de l’assemblée générale qui dépassent le contrat doivent être pris en considération dans le calcul.

- Lorsque les dépenses et les compte sont contestés, les juges devraient verifier materiellement les factures et la comptabilite en demandant reellement les pieces pour conclure en connaissance de cause le regularite des comptes et des dépenses dues et indues.

« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées » M. Wahl, le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p.209. Certains syndics et avocats donnent peu la consultation de la comptabilite d'initiative, tout en sachant que les juges ne vérifient pas spécialement la matérialité des factures et de la comptabilite sur base d'éléments probants et de décisions d'assembléees générales précises fixant les conditions administratives et financieres. En effet, en outre du non respect de la loi sur le recouvrement amiable, deux jugements récents de la Juge de paix de Wavre et du tribunal de premiere instance du Brabant wallon 21/739 A du 5 octobre 2022 se sont prononcés sur la réalite de decomptes et de factures contestées sans avoir les factures contestées et sans PV signé de l'ag.

Pourtant, 'suivant les principes, toute créance, en ce compris la créance de la copropriété a l'egard d'un copropriétaire, doit etre prouvée par un écrit, en application de l'article 1341 de l'ancien Code civil et ne peut l'etre par les documents établis par le syndic, qui n'ont pas recu l'approbation de l'assemblée générale. Si le principe de la contribution aux charges des copropriétaires est acquis conformément aux dispositions légales et aux statuts, la valeur probante des documents comptables résulte de l'approbation des comptes, qui confere un caractere certain a la créance de charges et la rend exigible'. C. Mostin, L’absence d’approbation des comptes, à défaut d’avoir pu organiser une assemblée générale, en raison de la crise sanitaire, empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022, https://www.federia.immo/fr/thematiques/2022-03-21-l-absence-d-approbation-des-comptes-a-defaut-d-avoir-pu-organiser-une-assemblee-generale-en-raison-de-la-crise-sanitaire-empeche-t-elle-le-recouvrement-judiciaire-des-charges-de-copropriete

Abus syndic dans le compte décompte copropriété