# Outils pratiques de copropriété Trois outils gratuits pour préparer les décisions et suivre leur exécution : un tableau de suivi des décisions d’assemblée générale, une grille de comparaison des contrats de syndic et une fiche de préparation du financement des travaux. Chacun est présenté avec un exemple rempli, un modèle vierge à compléter en ligne et un téléchargement en PDF et en Word. Rien de ce que vous tapez sur cette page n’est enregistré. Trois simulateurs complètent la boîte à outils : quorum et majorités en assemblée générale, fonds de réserve de 5 %, répartition des charges lors d’une vente. ## Trois simulateurs en ligne Ils calculent directement dans votre navigateur. Aucune donnée n’est collectée, enregistrée ni transmise. ## Trois outils à télécharger Outil 1 ## Tableau de suivi des décisions de l’assemblée générale Pour le syndic, le conseil de copropriété et les copropriétaires. Entre deux assemblées, il répond à la seule question qui compte : qu’est-il advenu de ce que nous avons voté ? Le syndic doit exécuter et faire exécuter les décisions de l’assemblée générale (art. 3.89 du Code civil) ; le conseil de copropriété veille à la bonne exécution de ses missions et rend compte chaque année (art. 3.90). La loi n’impose aucun format : ce tableau est simplement la forme la plus courte de cette reddition de comptes. Joignez-le à la convocation de l’assemblée suivante : une décision suivie ligne à ligne ne se rediscute pas en séance. ⬇ Télécharger en PDF⬇ Version Word (modifiable) ### Exemple rempli Résidence des Tilleuls, exemple fictif. Situation arrêtée au 12 novembre 2026. PV et décisionResponsable et échéanceBudget voté en AGRéalisé facturéEstimation finaleÉtat et prochaine action 18/03 · pt 6 Remplacer les ferme-portes coupe-feu.Syndic 30/09/20262 400 €2 280 €2 280 € −120 €Clôturé. Intervention réceptionnée le 23/09, sans réserve. Bon de commande et facture au dossier. 18/03 · pt 7 Diagnostiquer les infiltrations et obtenir deux devis.Syndic 31/10/2026950 €950 €1 250 € +300 €En retard. Une seule offre reçue. Deuxième entreprise relancée le 10/11 ; réponse attendue le 20/11. Le second passage de l’expert n’était pas prévu : dépassement à revoter. Le chantier fera l’objet d’une décision distincte. 18/03 · pt 9 Mettre les pièces de gestion à disposition en ligne.Syndic 30/11/2026Inclus au forfait0 €0 €En cours. Espace ouvert le 02/11. Le conseil vérifie la présence effective des pièces au 25/11. ### Les trois colonnes budgétaires C’est le cœur de l’outil. Une seule colonne « budget » laisse croire qu’un chantier tient dans son enveloppe jusqu’au jour où la facture finale arrive ; trois colonnes rendent l’écart visible dès qu’il apparaît. - Budget voté en AG : le montant autorisé par l’assemblée, tel qu’il figure au procès-verbal. Il ne change jamais — sauf nouveau vote. - Réalisé facturé : ce qui a été effectivement facturé à ce jour, pièces à l’appui. C’est le chiffre vérifiable, le seul que le commissaire aux comptes pourra recouper. - Estimation finale : le coût prévisible à l’achèvement, soit le facturé plus le reste à venir (solde du marché, avenants, honoraires, décompte final). C’est la colonne d’alerte : dès qu’elle dépasse le budget voté, le point retourne devant l’assemblée. Tenez les trois colonnes sur la même base (TVA comprise ou hors TVA, mais une seule base par tableau) et indiquez l’écart entre l’estimation finale et le budget voté : c’est ce chiffre-là que l’assemblée lira en premier. ### Les trois réflexes qui font la différence - Clôturer, c’est prouver. Indiquez la date de réalisation, la pièce qui l’atteste (bon, facture, procès-verbal de réception) et le montant final. Pour des travaux, relevez les réserves et la date de leur levée. - Un retard se documente, il ne s’excuse pas. Notez la cause, l’effet sur le budget ou sur la sécurité, la personne chargée d’agir et la nouvelle échéance. - Un dépassement se revote. Dès que l’estimation finale dépasse le budget voté, ou que la solution technique change, le point retourne devant l’assemblée : le syndic n’a pas le pouvoir d’étendre seul une autorisation de dépense. ### États proposés - À lancer - En cours - En attente - En retard - Clôturé Ouvrir le modèle vierge Les cellules sont modifiables directement dans cette page : rien n’est enregistré ni transmis. Pour conserver une copie de travail, téléchargez la version Word. Immeuble / ACP : …………………… Période couverte : …………………… Tenu par : …………………… PV et décision votéeResponsable et échéanceBudget voté en AGRéalisé facturéEstimation finaleÉtat, action et preuve ### Avant l’assemblée annuelle Reprenez les décisions en retard et leur cause, les écarts entre budget voté et montant facturé, les points qui exigent un nouveau vote et les observations du conseil de copropriété. Joignez les références des pièces : c’est ce qui transforme une discussion en décision. Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.89 (missions impératives du syndic, dont l’exécution des décisions de l’AG), art. 3.90 (conseil de copropriété, accès aux pièces et rapport annuel), art. 3.87 (procès-verbal signé en fin de séance et transmis dans les 30 jours). Pour aller plus loin : le procès-verbal d’AG et le conseil de copropriété. Outil 2 ## Grille de comparaison des contrats de syndic Pour les copropriétaires et le conseil qui préparent une désignation ou un renouvellement. Comparer les forfaits ne sert à rien : c’est le scénario annuel complet qui révèle le vrai prix. Le contrat écrit doit indiquer les prestations comprises dans le forfait, les prestations complémentaires et leur rémunération ; une prestation non mentionnée ne peut être rémunérée que sur décision de l’assemblée générale (art. 3.89, § 1er du Code civil). Construisez donc les mêmes hypothèses pour toutes les offres : une AG extraordinaire, un nombre réaliste de visites et de demandes, puis une seconde ligne pour une année avec chantier. ⬇ Télécharger en PDF⬇ Version Word (modifiable) Voir la méthode appliquée à un vrai dossierNotre dossier Désigner un nouveau syndic et négocier son contrat — cas pratique reproduit la grille complète de six offres réelles, anonymisée : une copropriété de cinq lots a mis son syndic en concurrence, et tous les chiffres et appréciations sont ceux de la consultation. On y voit ce que cette grille-ci sert à révéler : l’offre la moins chère au forfait n’est pas la moins chère à l’arrivée. Lire la grille réelle des six offres → · Comparer le coût réel, pas le forfait → ### Exemple rempli Résidence des Tilleuls, 24 lots. Hypothèses sur un an, montants fictifs, toutes taxes comprises. Prestation et hypothèseOffre AOffre BÀ faire préciser Forfait annuel4 320 €4 920 €Périmètre exact et formule d’indexation. AG ordinaireIncluseInclusePréparation, présence et envoi du PV. Une AG extraordinaire450 €300 €Prix complet, envoi du PV compris ? Six demandes facturables6 × 45 € = 270 €InclusesQuelles demandes déclenchent la facturation ? Trois visites hors forfait3 × 180 € = 540 €3 × 90 € = 270 €À partir de quand la visite devient-elle payante ? Gestion annuelle5 580 €5 490 €Même scénario pour les deux offres. Suivi d’un chantier de toiture3 % du devis 2 160 € sur 72 000 €Forfait de 1 800 €Base HT ou TTC, plafond, effet des avenants. Année avec la toiture7 740 €7 290 €Périmètre du suivi strictement identique ? Pièces et suivi des décisionsSur rendez-vous · bilan annuelEn ligne · bilan trimestrielDemander une démonstration avant l’AG. Lecture. L’offre la moins chère au forfait est la plus chère à l’usage : l’offre B, pourtant affichée 600 € plus haut, revient à 90 € de moins sur l’année ordinaire et à 450 € de moins l’année du chantier. Confirmez le périmètre du suivi de travaux avant de conclure : c’est le poste où les écarts se creusent. Ouvrir le modèle vierge Les cellules sont modifiables dans cette page. Rien n’est enregistré ; téléchargez la version Word pour conserver une copie. ACP : …………………… Nombre de lots : ……… Hypothèses communes : …………………………………… CritèreOffre AOffre BOffre C Forfait annuel et indexation AG ordinaire : préparation, présence, PV AG extraordinaire (prix complet) Visites incluses et supplément par visite Demandes et courriers facturables Coût annuel estimé (scénario commun) Travaux : taux ou forfait, base, plafond Année avec chantier : total Accès aux pièces et suivi des décisions Durée, reconduction, révocation Fin de contrat : transfert du dossier et des fonds N° IPI et assurance RC professionnelle ### Six vérifications avant de voter - Exigez l’annexe tarifaire complète, pas le seul forfait. - Faites préciser ce qui déclenche un supplément : visite, réunion, courrier, décompte, rappel. - Pour les travaux : base du calcul, plafond, sort des avenants, dates de facturation. - Distinguez la coordination administrative du chantier du contrôle technique, qui relève d’un architecte ou d’un bureau d’études. - Vérifiez le numéro IPI, l’assurance RC professionnelle et les conditions de reprise du dossier. - Le projet de contrat se joint à la convocation : il se vote, il ne se découvre pas en séance. Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.89, § 1er (contrat écrit, prestations et rémunération), art. 3.89 (mandat de trois ans maximum, renouvellement exprès), art. 3.89, § 5, 12° (rapport annuel d’évaluation des contrats de fournitures régulières), art. 3.88 (majorités). Pour aller plus loin : contrat et honoraires du syndic, choisir et comparer un syndic et la mise en concurrence des contrats. Outil 3 ## Fiche de préparation du financement des travaux Pour le syndic, le conseil et les copropriétaires qui préparent le vote d’un chantier. Une assemblée ne vote utilement que si elle voit le coût complet, la part du fonds de réserve, le reste à appeler et le calendrier de trésorerie. La plupart des chantiers ne se perdent pas sur le prix, mais sur la préparation : un devis présenté seul, sans honoraires ni imprévus, revient en cours de route sous forme de supplément — et c’est là que la confiance se rompt. Cette fiche tient sur une page et se joint à la convocation. ⬇ Télécharger en PDF⬇ Version Word (modifiable) ### Exemple rempli Réfection de la toiture de la Résidence des Tilleuls, 24 lots. Montants fictifs, toutes taxes comprises. Dépenses et ressourcesMontantHypothèse Devis de l’entreprise72 000 €Réfection complète de la toiture. Étude et suivi technique4 000 €Mission du bureau d’études. Honoraires du syndic pour le chantier2 160 €3 % du devis, exprimés TTC dans cet exemple. Provision pour imprévus8 000 €Marge budgétaire, suivie séparément. Budget maximal proposé au vote86 160 €Devis + technique + syndic + imprévus. Prélèvement sur le fonds de réserve32 000 €Sur 52 000 € disponibles ; solde résiduel de 20 000 €. Primes et aides confirmées0 €Aucune aide intégrée au budget à ce stade. Appels de fonds à prévoir54 160 €86 160 € − 32 000 €. ### Ce que cela représente pour un lot Pour un lot de 420/10 000es selon la clé applicable : 2 274,72 € au total, soit 909,89 € à l’appel de mars (40 %) et 1 364,83 € à celui de juin (60 %). Les honoraires du syndic pèsent 90,72 € dans ce montant. C’est ce chiffre-là, et non le devis global, que chaque copropriétaire veut connaître avant de lever la main. ### Contrôle de trésorerie En mars, le prélèvement sur le fonds et le premier appel rendent 53 664 € disponibles ; après un paiement de 26 000 €, il reste 27 664 €. En juin, le second appel de 32 496 € permet de régler 42 000 €. Le solde de 18 160 € couvre le décompte final et la provision restante. Règle de base : chaque appel doit être encaissé avant la date de paiement qu’il couvre — un chantier correctement budgété peut échouer sur un simple décalage de trésorerie. Ouvrir le modèle vierge Les cellules sont modifiables dans cette page. Rien n’est enregistré ; téléchargez la version Word pour conserver une copie. ACP : …………………… Chantier : …………………… AG prévue le : …………………… Poste à renseignerMontantDétail ou justificatif Devis de travaux Étude et suivi technique Honoraires du syndic pour le chantier Permis, assurances, frais de financement Provision pour imprévus Budget maximal proposé au vote Prélèvement sur le fonds de réserve Primes et aides confirmées Crédit collectif envisagé Montant à appeler auprès des copropriétaires ### Les honoraires du syndic à faire préciser Demandez le détail des prestations couvertes, la base du calcul (montant HT ou TTC), la TVA, le plafond, l’effet des avenants et les dates de facturation. Vérifiez ce qui est déjà compris dans le forfait annuel, et précisez quelles visites, réunions, décomptes et opérations de réception sont facturés en supplément. Identifiez enfin qui valide les suppléments et qui réceptionne les travaux : ces deux rôles ne se confondent pas. ### La décision à soumettre au vote - Le budget maximal et la ventilation des postes. - Le prélèvement sur le fonds de réserve et son solde résiduel. - La clé de répartition, le montant par lot et les dates d’appels. - Le cas échéant, les modalités du crédit : durée, taux, frais, échéances, coût total. - Le mandat donné au syndic pour signer commandes et avenants, avec un plafond chiffré. Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.86 (fonds de roulement et fonds de réserve d’au moins 5 % des charges communes ordinaires, dispense à la majorité des 4/5), art. 3.88 (majorités, dont les 2/3 pour les travaux), art. 3.89, § 1er (prestations du syndic et rémunération), art. 3.92 (travaux urgents et nécessaires, abus de minorité). Pour aller plus loin : financer les travaux, fonds de roulement et fonds de réserve et la rénovation énergétique. Et après ?Pour écrire au syndic, demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour ou saisir le juge de paix, utilisez nos 42 modèles de lettres et de requêtes. Pour mesurer la santé générale de votre immeuble en deux minutes, faites le check-up en 15 questions. Ces outils sont des repères pédagogiques. Ils ne remplacent ni un audit technique, ni un avis juridique personnalisé. Les exemples chiffrés sont fictifs : ils illustrent une méthode, pas un tarif de marché.